Jeszcze kilkanaście lat temu klient wybierał przede wszystkim kierunek i cenę. Dziś wybiera przede wszystkim partnera, któremu powierza bezpieczeństwo swoich pracowników, reputację swojej firmy i budżet liczony często w setkach tysięcy złotych. To największa zmiana, jaką obserwuję na rynku incentive travel od niemal 30 lat. Jednocześnie nadal istnieją obszary, w których polski rynek może czerpać inspirację z praktyk Europy Zachodniej i Stanów Zjednoczonych.

Rynek MICE w Polsce w ciągu ostatnich kilkunastu lat przeszedł ogromną transformację. Zmieniły się budżety, technologie, oczekiwania uczestników, a przede wszystkim sami Klienci. Jeszcze kilka lat temu głównym kryterium wyboru agencji była cena. Dziś coraz częściej decydują doświadczenie, bezpieczeństwo realizacji, znajomość destynacji oraz umiejętność zarządzania ryzykiem.

Jednocześnie wciąż widoczne są różnice pomiędzy sposobem pracy polskich Klientów, a praktykami stosowanymi w Europie Zachodniej czy Stanach Zjednoczonych. Dotyczą one zarówno procesu wyboru agencji, jak i samego rozumienia wartości profesjonalnej obsługi.

Event i incentive travel – dwa różne światy

Choć często wrzucane są do jednego worka pod nazwą „eventów”, projekty incentive travel rządzą się zupełnie innymi prawami niż klasyczne wydarzenia firmowe.

Klient organizujący konferencję, galę czy jubileusz koncentruje się przede wszystkim na logistyce wydarzenia, atrakcyjnej scenografii, oprawie technicznej oraz sprawnym przebiegu spotkania. Ryzyko operacyjne jest stosunkowo ograniczone – wydarzenie odbywa się zwykle w jednym miejscu, w jednym kraju i przy dobrze znanych dostawcach.

Incentive travel jest natomiast projektem znacznie bardziej złożonym. Obejmuje transport lotniczy, często wiele połączeń i przewoźników, współpracę z zagranicznymi partnerami, kwestie wizowe, ubezpieczenia, bezpieczeństwo uczestników, lokalne przepisy, zarządzanie kryzysowe oraz znajomość realiów danego kraju. Każda decyzja wpływa na komfort i bezpieczeństwo całej grupy.

Dlatego Klient incentive coraz częściej szuka nie tylko organizatora wyjazdu, ale partnera, który przejmie odpowiedzialność za cały proces.

Czego oczekuje współczesny klient incentive?

Zmiany geopolityczne, pandemia oraz rosnąca liczba nieprzewidzianych sytuacji sprawiły, że bezpieczeństwo stało się jednym z najważniejszych kryteriów wyboru agencji.

Klienci pytają dziś nie tylko o program czy hotel. Coraz częściej interesuje ich:

• doświadczenie agencji w organizacji wyjazdów do konkretnego kraju,
• procedury bezpieczeństwa,
• wysokość gwarancji ubezpieczenia turystycznego i jej zakres
• plan awaryjny na wypadek odwołanych lotów czy strajków,
• lokalni partnerzy
• szybkość reagowania na sytuacje kryzysowe,
• znajomość aktualnych przepisów i realiów destynacji.

To naturalna konsekwencja dojrzewania rynku. Im większa odpowiedzialność za uczestników, tym większe znaczenie ma doświadczenie organizatora.

Polski model przetargowy – czy zawsze efektywny?

Jednym z największych wyzwań polskiego rynku pozostaje sposób prowadzenia zapytań ofertowych.

W praktyce wiele firm wysyła identyczne zapytanie jednocześnie do pięciu, siedmiu, a czasem nawet kilkunastu agencji. Intencja wydaje się zrozumiała – klient chce porównać możliwości rynku. Problem polega na tym, że taki model rzadko prowadzi do lepszych efektów.

Przygotowanie profesjonalnej oferty incentive to często kilkadziesiąt godzin pracy zespołu projektowego. To analiza kierunku, negocjacje z hotelami i liniami lotniczymi, rozmowy z lokalnymi DMC, przygotowanie programu, kalkulacji, scenariuszy oraz propozycji atrakcji. W przypadku bardziej złożonych projektów angażowanych jest jednocześnie kilka lub kilkanaście osób.

Każda oferta oznacza realny koszt po stronie agencji, mimo że tylko jedna firma otrzyma zlecenie. Każda oferta to także za duża ilość rezerwacji w liniach lotniczych, co zaburza stawki za bilety i równość ich w składanych ofertach.

Inicjatywa **Dobry Przetarg**, promowana przez przedstawicieli Stowarzyszenia Agencji Reklamowych i branży MICE, od lat zwraca uwagę na konieczność prowadzenia bardziej odpowiedzialnych procesów zakupowych. Jej celem nie jest ograniczanie konkurencji, lecz zwiększanie jakości współpracy i efektywności całego rynku.

Jak robią to firmy z Europy Zachodniej i USA?

W wielu krajach Europy Zachodniej oraz w Stanach Zjednoczonych standardem jest wcześniejszy research rynku.

Klient najpierw analizuje doświadczenie agencji, jej specjalizację, portfolio oraz kompetencje zespołu. Dopiero później zaprasza do postępowania jedną lub dwie firmy, maksymalnie trzy w przypadku bardzo dużych projektów.

Taki model przynosi korzyści wszystkim stronom.

Agencje mogą przygotować bardziej dopracowane koncepcje, ponieważ wiedzą, że uczestniczą w realnym procesie zakupowym. Klient otrzymuje rozwiązania lepiej dopasowane do swoich potrzeb zamiast wielu powierzchownych ofert przygotowanych pod presją czasu.

To podejście wynika również z większego szacunku dla pracy kreatywnej. Koncepcja wydarzenia nie jest traktowana jako bezpłatny dodatek do wyceny, lecz jako efekt wiedzy, doświadczenia i wielu godzin pracy specjalistów.

Polskie agencje mają bardzo mocną pozycję

Paradoksalnie to właśnie zagraniczni klienci często bardzo wysoko oceniają polskie agencje.

Doceniają szybkość działania, elastyczność, zaangażowanie zespołów oraz umiejętność rozwiązywania problemów. Zwracają uwagę na wysoki poziom organizacyjny, kreatywność i gotowość do pracy pod presją czasu.

Polskie firmy od lat realizują projekty dla międzynarodowych korporacji, obsługując uczestników z wielu krajów i różnych kultur. Dzięki temu standard pracy naszych zespołów jest dziś porównywalny z najlepszymi agencjami europejskimi.

To pokazuje, że przewagą konkurencyjną nie jest wyłącznie cena, lecz kompetencje ludzi.

Jak wybrać agencję incentive?

Dobrze przygotowany proces zakupowy zaczyna się jeszcze przed wysłaniem zapytania ofertowego.

Warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Czy agencja organizowała już wyjazdy do wybranego kraju?
• Czy posiad wpis do rejestru organizatorów turystyki
• Czy ma odpowiednią sumę gwarancyjną
• Czy ma może dodatkowe „inne ubezpieczenia”
• Czy posiada doświadczenie przy podobnej liczbie uczestników?
• Czy specjalizuje się w incentive travel, czy głównie w wydarzeniach lokalnych?
• Jak wygląda zespół projektowy i kto będzie prowadził realizację?
• Czy agencja potrafi przedstawić plan zarządzania ryzykiem?

Dopiero po takiej analizie warto zaprosić do rozmów dwie lub trzy najlepiej dopasowane firmy.

Mniejsza liczba uczestników postępowania nie ogranicza konkurencji. Wręcz przeciwnie – zwiększa szanse na otrzymanie przemyślanych, dopracowanych i rzeczywiście innowacyjnych propozycji.

Kierunek na przyszłość

Polski rynek incentive travel dojrzewa bardzo szybko. Coraz więcej klientów rozumie, że zakup usług kreatywnych różni się od zakupu standardowych produktów. Liczy się nie tylko cena, ale przede wszystkim doświadczenie, bezpieczeństwo, odpowiedzialność oraz jakość partnerstwa.

Najbardziej rozwinięte rynki pokazują, że najlepsze projekty powstają tam, gdzie proces wyboru agencji opiera się na zaufaniu, kompetencjach i świadomym partnerstwie, a nie na masowym rozsyłaniu zapytań ofertowych.

Być może właśnie to będzie kolejny etap rozwoju polskiej branży MICE – odejście od ilości na rzecz jakości. Skorzystają na tym wszyscy: klienci, agencje, partnerzy, a przede wszystkim uczestnicy wydarzeń, dla których tworzone są niezapomniane doświadczenia.

Branża MICE od lat mówi o budowaniu relacji. Paradoksalnie właśnie proces wyboru agencji najlepiej pokazuje, czy rzeczywiście wierzymy w partnerstwo. Tam, gdzie klient wybiera świadomie, szanuje czas ekspertów i zaprasza do współpracy najlepszych specjalistów, powstają projekty wybitne. Nie dlatego, że były najtańsze, ale dlatego, że od początku opierały się na zaufaniu. W świecie incentive travel zaufanie nie jest dodatkiem do współpracy. Jest jej fundamentem.