„Jakość pamięta się o wiele dłużej niż cenę”. Trendy wydarzeń i wyjazdów firmowych 2024/2025
O tym co słychać i jakie są zauważalne trendy na rynku wydarzeń i wyjazdów dla klienta instytucjonalnego w pierwszej połowie 2024 roku, opowiada Olga Krzemińska-Zasadzka, prezes Agencji Power. Firma, którą Olga kieruje od 27 lat, zdobyła reputację jednej z czołowych agencji eventowych i incentive w Polsce. Realizując projekty dla 500 klientów instytucjonalnych, tworząc niezapomniane doświadczenia dla ponad 87,5 tys. uczestników oraz zdobywając liczne prestiżowe nagrody, Power stale wyznacza standardy w branży.
Po trudnych czterech latach, na które złożyły się pandemia COVID-19, związane z nią zamrożenie branży, wojna w Ukrainie i globalne zmiany na rynku eventów i podróży incentive, Agencja Power nie tylko utrzymuje się na powierzchni, ale również dynamicznie się rozwija. Mimo wzrostu cen hoteli
i biletów lotniczych, zmian kadrowych u poddostawców a także działań społecznych w organizacjach branżowych SOIT i TUgether, na koniec czerwca 2024 firma zdołała osiągnąć obrót równy rekordowemu wynikowi z całego 2019 roku.
Ten świetny rezultat jest przede wszystkim dowodem na to, że Klienci cenią sobie jakość, jaką od lat dostarcza Power. Oprócz dużego grona stałych klientów dowodem satysfakcji z otrzymanych usług są klienci powracający po 2-3 letniej przerwie a także nowi klienci zagraniczni. Wartość eventu i wyjazdu typu incentive stworzonego przez Power pozostaje na długo w pamięci, a inwestycja w jakość, mimo że początkowy koszt może być wyższy, przynosi wymierne efekty w dłuższym czasie.
Firmę cechuje wyjątkowa elastyczność, innowacyjność a także umiejętność adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych i oczekiwań klientów. To zasługa Power-Teamu, skutecznych, kreatywnych ludzi, którzy inspirują się nawzajem, poszukują nowych rozwiązań a swoją pracę wykonują z pasją i satysfakcją. Ogłaszając na początku 2024 roku swoją najnowszą strategię „The Power of Tomorrow” (ang. potęga jutra), Power chce być liderem transformacji w branży MICE.
Mogę śmiało powiedzieć – mówi Olga Krzemińska-Zasadzka – że sprawdziły się nasze przewidywania z roku 2023, co do rozwoju naszej branży. Często dyskutowaliśmy w naszych stowarzyszeniach branżowych (SOIT, KAE, SKKP, Site Poland) o tym, jak będzie funkcjonował rynek po pandemii i w czasie trwającej wojny w Ukrainie.
Mimo, że sytuacja geopolityczna stała się jeszcze bardziej skomplikowana, my dalej efektywnie działamy i obserwujemy bardzo duże zainteresowanie naszymi usługami. Na podstawie naszych realizacji i monitoringu branży MICE (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions) od początku 2024 obserwujemy kilka kluczowych trendów, które kształtują sposób organizowania wydarzeń i wyjazdów motywacyjnych. Pierwszym z nich jest powrót do organizacji spotkań każdego typu. Widzimy bardzo duży popyt na eventy integracyjne, konferencje stacjonarne, czy wyjazdy z kluczowymi klientami. Ludzie są przebodźcowani, zmęczeni technologią, codzienną pogonią w życiu zawodowym i prywatnym, dlatego rośnie zapotrzebowanie na wyjazdy ekskluzywne i unikatowe a spada na dynamiczne z ekstremalnymi przygodami.
W ewolucji rynku MICE jedną z kluczowych ról odgrywa nadal technologia cyfrowa. Wydarzenia hybrydowe stały się już standardem. Uczestnicy mogą wybierać między uczestnictwem na żywo a zdalnym, co zwiększa zasięg i dostępność wydarzeń. Wykorzystujemy platformy wirtualne i aplikacje mobilne. Nowoczesne platformy oferują funkcje takie jak networking, planowanie spotkań 1:1, interaktywne sesje Q&A i wirtualne stoiska wystawców. Aplikacje mobilne umożliwiają zarządzanie agendą, dostęp do materiałów konferencyjnych oraz integrację z mediami społecznościowymi. Najbardziej istotnym zjawiskiem, gdy mówimy o trendach i o wpływie na przyszłość, jest zastosowanie AI i VR/AR. Sztuczna inteligencja (AI) jest wykorzystywana do personalizacji doświadczeń uczestników, analizy danych oraz automatyzacji zadań. Wirtualna i rozszerzona rzeczywistość (VR/AR) umożliwiają tworzenie immersyjnych doświadczeń, np. wirtualnego zwiedzania stoisk czy interaktywnych prezentacji produktów.
W działaniach Power wykorzystujemy sztuczną inteligencję. Sięgamy po nią szukając inspiracji do grafik, logotypów, wizualizacji, oprawy muzycznej wydarzenia czy wyjazdu, opisu atrakcji lub destynacji. AI pomaga nam również w tworzeniu różnego typu konkursów oraz tekstów do publikacji.
Trzeci trend, którego wzrastające znaczenie przewidywaliśmy już rok temu i nagłaśnialiśmy na Konferencji Incentive Day organizowanej przez SOIT 21 czerwca 2023, to organizacja eventów i wyjazdów incentive ze szczególnym uwzględnieniem troski o środowisko naturalne.
Zrównoważony rozwój staje się priorytetem w branży MICE. Korporacje zobowiązane unijnymi dyrektywami do raportowania wyników w obszarze ESG* coraz bardziej zwracają uwagę na ekologiczne aspekty organizowanych dla nich wydarzeń. Organizatorzy eventów i wyjazdów incentive będą zatem w swych realizacjach dążyć do zmniejszenia śladu węglowego poprzez wykorzystanie transportu stawiającego na zmniejszenie emisji CO2 a także do korzystania z lokalnych podwykonawców w celu optymalizacji łańcucha dostaw. Wybiorą współpracę z firmami, które implementują zrównoważone praktyki w logistyce i cateringu. Postawią na używanie materiałów biodegradowalnych, minimalizację ilości odpadów oraz promocję recyklingu. Agencje będą również proponować klientom wybór miejsc i hoteli z certyfikatami ekologicznymi oraz tych, które zapewniają swoim pracownikom sprawiedliwe i bezpieczne warunki pracy.
Pojawienie się tego trendu szczególnie mocno wpływa na organizację wyjazdów incentive.
W odpowiedzi na zapotrzebowanie, w naszych realizacjach coraz częściej wykorzystujemy transport niskoemisyjny i lokalny, dużą popularnością cieszą się rejsy statkiem lub połączenie wyjazdów z atrakcjami sportowymi lub z inicjatywami na rzecz lokalnej społeczności.
„Podróżujemy nie po to, by uciec przed życiem, ale by życie nam nie uciekło”.
Jeśli chodzi o incentivy to w naszym przypadku zauważam ostatnio spory popyt na rejsy – wydaje się, że grupy były już w wielu miejscach i klienci szukają czegoś co uatrakcyjni wyjazd, będzie czymś innym niż uczestnicy dostawali do tej pory.
Do tego połączenie wyjazdów z atrakcjami sportowymi – mecze NBA, formuła 1, mecze piłki nożnej, czy turnieje tenisowe.
Niestety nie podam żadnych miejsc na topie bo mam wrażenie, że zapytania są bardzo zróżnicowane i trudno mi określić, ale u nas powtarza się mam wrażenie Dubaj, Turcja (Stambuł i wybrzeże) i Stany (Miami).
Zapytania niestety cały czas są na ostatnią chwilę, do tego proces decyzyjny jest dość długi co sprawia, że my, kontrahenci i linie lotnicze działamy jak na naciągniętej strunie – jak już po kilku (lub kilkunastu tygodniach) klient podejmie decyzję, brakuje czasu na formalności bo żaden z dostawców nie chce już trzymać rezerwacji.
Kolejnym kluczem do sukcesu wydarzeń MICE staje się personalizacja. Organizatorzy starają się dostarczać spersonalizowane doświadczenia, aby zwiększyć zaangażowanie i satysfakcję uczestników. Personalizację eventu umożliwia technologia cyfrowa a także doświadczenie lokalne. Dzięki aplikacjom eventowym można tworzyć indywidualne plany dnia dostosowane do zainteresowań i potrzeb uczestników. Aby pobudzić ich interaktywność i zaangażowanie używa się aplikacji, które umożliwiają przekazywanie interakcji na żywo, dawanie feedbacku w czasie rzeczywistym a także prowadzenie różnych form grywalizacji.
My w Power zarówno w eventach jak i w wyjazdach typu incentive travel stawiamy mocno na doświadczenie lokalne. Wykorzystujemy unikalność miejsca, jego kulturę oraz atrakcje i wplatamy ten element jako integralną część programu. W kontekście podróży motywacyjnych przez stwierdzenie „Podróżujemy nie po to, by uciec przed życiem, ale by życie nam nie uciekło” rozumiemy, że celem takich wyjazdów jest przede wszystkim wzbogacenie doświadczeń i inspiracji. Podróże incentive są zaplanowane, aby motywować i rozwijać uczestników, dając im okazję do poznawania nowych kultur, zdobywania wiedzy i budowania relacji. To forma nagrody, która ma na celu poszerzenie horyzontów i dostarczenie niezapomnianych przeżyć, które w efekcie niejednokrotnie wpływają na zmianę perspektywy oraz na rozwój osobisty i zawodowy .
Dostrzegam coraz większa rolę wyjazdów incentive nie tylko wśród korporacji ale także małych i średnich przedsiębiorstw. Klienci są coraz bardziej świadomi znaczenia marketingowego takich wyjazdów. Oferty tworzymy tak, by naszym Klientom uświadomić jakie są zalety zaproponowanego przez nas programu, jakie cele będą mogli osiągnąć łącząc wydarzenie na przykład z ciekawym motywem szkoleniowym.
Podróże motywacyjne łączące w sobie program turystyczny z zadaniami organizowanymi w niecodziennych miejscach i okolicznościach to zdecydowanie dobra inwestycja, a wrażenia i wspomnienia pozostające po wyjeździe niejednokrotnie okazują się bardziej skuteczne niż nagrody finansowe czy rzeczowe. W przypadku wyjazdów organizowanych dla pracowników, incentive to nie tylko skuteczna forma motywowania przez rozrywkę i wypoczynek, ale również doskonały czas na usprawnienie komunikacji w firmie.
Podsumowując widzimy w całej branży MICE trend polegający na zmianach w formatach wydarzeń. W eventach coraz częściej obserwujemy odchodzenie od tradycyjnych konferencji i targów w stronę małych, ekskluzywnych spotkań networkingowych skoncentrowanych na budowaniu relacji biznesowych. Bardzo dużo zapytań i realizacji mamy także na jubileusze i gale firmowe. Klienci zgłaszają zapotrzebowanie na wydarzenia nieszablonowe takie jak eventy pop-up, krótkie i w nieoczekiwanych miejscach a także escape roomy, hackathony czy interaktywne warsztaty, które w nowatorski i zaskakujący sposób angażują uczestników wydarzenia. W organizacji wyjazdów incentive rośnie zapotrzebowanie na mniejsze, kameralne wyjazdy z motywem lub z ciekawą formą poznawania lokalnej kultury, kuchni i stylu z większym zanurzeniem w to, co relaksuje, niż to, co podnosi poziom adrenaliny.
Personalizacja i innowacyjne formaty wydarzeń i wyjazdów incentive to generatory emocji, które pozostają w pamięci uczestników przez długi czas. Rodzi się zatem pytanie, czy doświadczenia i emocje uczestników eventu wpływają na odbiór marki Klienta? Jesteśmy przekonani, że tak, dlatego tworzymy eventy z pozytywnym impaktem na przyszłość. Wierzymy, że dobrze zaplanowane wydarzenie może być źródłem inspiracji, motorem napędowym dla innowacji i przyszłych sukcesów Klienta. Na wygrany event składa się jego wartość merytoryczna, innowacyjność, dopasowane venue, wykorzystanie nowatorskich rozwiązań techniki scenicznej, optymalny dobór spersonalizowanych atrakcji dla uczestników, stawiający na pierwszym miejscu ich emocje i doświadczenia w trakcie eventu. Uczestnicy są coraz bardziej wyczuleni na działania sprzedażowe i marketingowe w trakcie wydarzeń. Umiejętność zbudowania dobrej atmosfery a także możliwości współkreowania przebiegu eventu daje uczestnikom olbrzymią satysfakcję i zostanie zapamiętane na długo. Głębsze emocje i poczucie zaangażowania budują silniejsze relacje i wspomnienia, co w przyszłości ma wpływ na postrzeganie partnera i marki.
Jako przykład chciałabym krótko wspomnieć o naszych dwóch realizacjach z maja i czerwca. Konferencję dla naszego stałego Klienta zorganizowaliśmy w Gdańsku. Oprócz części merytorycznej uczestnicy mieli okazję poznać bliżej to piękne miasto i jego atrakcje, delektować się doskonałą kuchnią a następnie podziwiać je od strony wody z pokładu jachtów i katamaranów. 3 dniowy event dla innego naszego stałego Klienta z branży motoryzacyjnej pozwolił na połączenie obszernego programu merytorycznego z networkingiem w bogatej strefie dostawców, skorzystanie z przygotowanych atrakcji w strefie plażowej i w hotelu. Wydarzenie okraszone było pięknymi wieczorami: pierwszy w imponującej scenografii, świetnej oprawie technicznej z występem gwiazdy kabaretu a drugi – plenerowy z grillem i muzyką na żywo.
Tego typu eventy w których uczestnicy przebywają w różnych lokalizacjach i obiektach wymagają wzmożonej czujności organizatorów. Kluczowym elementem w planowaniu wydarzeń i wyjazdów incentive pozostają bezpieczeństwo i zdrowie uczestników. Nauczeni doświadczeniem z okresu pandemii Covid-19 oraz świadomi zagrożeń działaniami wojennymi na bieżąco śledzimy sytuację w krajach do których wysyłamy nasze grupy incentive. Rygorystycznie podchodzimy do kwestii zapewnienia odpowiedniej higieny, oraz zaplanowania przestrzeni adekwatnej do liczby uczestników i charakteru wydarzenia. Jesteśmy w stanie zaangażować specjalistyczną technologię do obsługi imprez masowych. W wielu przypadkach musimy również zapewnić bezpieczeństwo związane bezpośrednio z charakterem imprezy i tu dobrym przykładem byłaby XII Ogólnopolska Wystawa Bydła Hodowlanego, event wymagający specjalistycznego podejścia i merytorycznego przygotowania naszych event managerów dla zapewnienia bezpieczeństwa, higieny i komfortu zarówno ludziom jak i prezentowanym zwierzętom.
Nasza strategia „The Power of Tomorrow” to także deklaracja którą składamy naszym klientom, że się rozwijamy i odważnie wchodzimy w transformację. Odrzucamy rutynę i nie opieramy się tylko na sprawdzonych pomysłach i schematach. Obserwujemy rynek i monitorujemy trendy. Wsłuchujemy się w feedback od naszych klientów, patrzymy z uwagą na ewolucję ich potrzeb, analizujemy każdy zorganizowany event. Doskonale wiemy, że każde wydarzenie i wyjazd dla firmy jest sposobem na efektywną komunikację marki, elementem misternej układanki jaką jest strategia marketingowa. Wiemy, że Klienci coraz większy nacisk kładą na mierzenie zwrotu z każdej inwestycji zarówno w kontekście finansowym jak i niematerialnym obserwując poziom zaangażowania, satysfakcji, i liczbę nawiązanych kontaktów.
Chcielibyśmy bardzo, żeby trendem w naszej branży była etyka i działanie zgodne z prawem. Mam tu na myśli nałożone na podmioty turystyczne w Polsce obowiązki opisane w Ustawie o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych z dnia 24 listopada 2017 r. Ustawie tej podlegają profesjonalni organizatorzy imprez turystycznych, biura podróży oraz w określonych okolicznościach różnorakie agencje eventowe. Rozumienie zapisów ustawy i wypełnianie ich obowiązków: uzyskanie wpisu do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki, posiadanie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej, odprowadzanie składek na Turystyczny Fundusz Gwarancyjny oraz Turystyczny Fundusz Pomocowy to podstawy funkcjonowania na rynku i poważnego traktowania Klientów. Jasne i przejrzyste zasady współpracy z podwykonawcami, trzymanie się uzgodnionych reguł i warunków płatności, partnerstwo we współpracy z klientami, rozwój firmy i pracowników poprzez aktywny udział w wydarzeniach branżowych i sięganie po innowacyjne rozwiązania to fundament działania Agencji Power. Trzymając się przywołanych zasad ulepszamy procesy i idziemy do przodu. Takie działanie przynosi wymierne, widoczne efekty i pozwala nam myśleć optymistycznie o przyszłości firmy. Jesteśmy wdzięczni naszym Klientom, że są, że wracają, że lubią z nami pracować i wiedzą, że gwarantujemy wysoką jakość i ciekawe rozwiązania. Dzieje się tak ponieważ w Power pracują wspaniali ludzie, z których jestem bardzo dumna. Od wielu lat tworzymy razem POWER TEAM i to jest prawdziwa Wartość, której życzę każdej firmie, nie tylko w naszej branży.
*ESG to skrót od Environmental, Social, and Governance (tłum. środowiskowe, społeczne i ładu korporacyjnego). ESG odnosi się do trzech głównych obszarów, które są brane pod uwagę podczas oceny zrównoważonego rozwoju i etycznego wpływu inwestycji w firmę lub organizację.
