Dla magazynu OOH Event – Planowanie, organizacja i zarządzanie projektem eventowym.

Jak skutecznie zarządzać projektem eventowym?


Jak skutecznie zarządzać projektem eventowym?

To bardzo złożone zagadnienie, które jest kluczowe w kontekście naszej pracy. Każdego roku przyglądamy się naszym działaniom i zastanawiamy się, co możemy zmienić, poprawić, jakie rozwiązania wdrożyć, aby nasza praca była łatwiejsza, a jednocześnie bardziej efektywna. Obecnie, w naszej agencji, wdrażamy program, który połączy wszystkie działania realizowane w ramach zarządzania projektami eventowymi, zarówno na poziomie konkretnego wyda-rzenia, jak i globalnie w całej firmie. To moim zdaniem świetne rozwiązanie. Dzięki takim pro-gramom możemy koordynować realizację poszczególnych eventów; od wpłynięcia zapytania, poprzez przygotowanie oferty, kosztorysu, podpisanie umowy, stworzenie check-listy, aż do rozliczenia i wystawienia faktur. Wszystkie dane znajdują się w chmurze, z którą możemy połączyć się z dowolnego miejsca na świecie. Z poziomu osoby zarządzającej organizacją, widzę, jak wiele cennego czasu zaoszczędzimy, dzięki usystematyzowaniu i uproszczeniu procesu zarządzania projektami. To z pewnością przełoży się na wszystkie działania, które podejmujemy w ramach realizacji wydarzeń.

Sprawna komunikacja z klientem – jak „go” wyczuć?

Każdy z nas jest inny, podobnie nasi klienci. Każdy z nich preferuje inną formę kontaktu. Nie-którzy kontaktują się często, lubią się spotykać i omawiać każdy szczegół, innym wystarczy jeden mail potwierdzający. W naszej pracy ważne jest, aby być otwartym na potrzeby klienta, ale jednocześnie ostrożnym i taktownym. Zazwyczaj już po pierwszym mailu czy rozmowie telefonicznej, wiemy czego w tym zakresie oczekuje nasz klient. Trudno odpowiedzieć na pytanie „jak wyczuć klienta”, wydaje mi się, że w dużej mierze odnosi się to do „czucia drugiej osoby”. Zadajmy pytanie i dajmy klientowi możliwość odpowiedzi, podjęcia decyzji. Poczekajmy i podążajmy za klientem, i jego potrzebami. Jeśli przekroczymy subtelną granicę kontaktu, on z pewnością nas o tym poinformuje. Skorygujmy wtedy nasze działanie zgodnie z sugestiami.


Kompleksowość eventu a rola organizatora.

Rolą agencji we współpracy z klientem jest jak największe odciążenie klienta w zakresie prac związanych z planowaniem, logistyką i realizacją wydarzenia. W zakres tych działań wchodzi stworzenie koncepcji kreatywnej, projektów, harmonogramów i założeń, a także produkcja wydarzenia. Naszym zadaniem jest dbanie o bezpieczeństwo, jakość wydarzenia, a także profesjonalizm podwykonawców, z którymi współpracujemy. Zadania, które spoczywają po stronie klienta, to przygotowanie briefu, podpisanie umowy, stworzenie listy gości, wysłanie materiałów marketingowych, a także podejmowanie kluczowych decyzji zarówno przed, jak i w trakcie eventu. Zdarza się, że klient sam zajmuje się rezerwowaniem hotelu dla swoich gości, z naszej perspektywy, nie jest to najbardziej efektywne rozwiązanie, dużo lepiej jeśli całość kwestii organizacyjnych spoczywa na agencji, wtedy mamy większe możliwości organizacyjne i negocjacyjne.

Koncepcja kreatywna, czyli scenariusz jest królem?

Jeśli spojrzymy na rynek eventów, z pewnością zauważymy, że większość wydarzeń w naszym kraju stanowią realizacje małe i średnie, które opierają się o konkretne i sprawdzone scenariusze. Koncepcja kreatywna w takich realizacjach jest minimalna. Aczkolwiek zgadzam się oczywiście ze stwierdzeniem, że scenariusz jest kluczowy, przy wyborze zarówno założeń eventu, jak i agencji. Jest tak istotny, że zdarzało się, że klienci poszukując najbardziej spektakularnego scenariusza wysyłali dziesiątki zapytań ofertowych, a agencje spędzały długie godziny, aby przygotować coś, co przekona klienta. Nie było to efektywne, zarówno z perspektywy klienta, który poświęcał mnóstwo czasu na przeglądanie ofert, nie pochylając się nad nimi, a szukając jedynie czegoś, co go olśni i zaintryguje. Z naszej perspektywy mieli-śmy poczucie straconego czasu i środków, a często nie mieliśmy nawet szansy przedstawić swojego pomysłu. Jakiś czas temu podpisano „Dobry przetarg” porozumienie klientów z agencjami, regulujące dobre praktyki w tym zakresie (https://dobryprzetarg.com.pl/). Ustalo-no, że na pierwszym etapie do przetargu zapraszanych jest maksymalnie 5 agencji. Na tym etapie nie tworzymy koncepcji kreatywnej, nie generujemy kosztów. Dopiero kiedy w prze-targu pozostaje do trzech agencji, pogłębiamy naszą ofertę i dodajemy koncepcję kreatywną. Scenariusz jest niezwykle ważny, zachęcamy jednak klientów, do zadania sobie pytań: „czego potrzebuje nasza organizacja”, „co jest dla nas ważne” „jakie mamy potrzeby”. Dzięki temu łatwiej jest nam sprostać oczekiwaniom i wykreować coś specjalnie dla danej organizacji.

Sposób na udaną współpracę z podwykonawcami.

Najważniejsze to współpracować z firmami i osobami, które są sprawdzone i godne zaufania. Oczywiście zawsze musi być ten pierwszy raz, czasem jest on strzałem w dziesiątkę, a czasem niestety jednorazową współpracą. Warto pytać znajome agencje, zbierać rekomendacje, sprawdzać czy dana osoba lub firma współpracowała z innymi firmami. Zawsze jednak komunikujmy prosto i konkretnie. Podpisujmy umowy, ustalajmy zasady, terminy i założenia. Nie oczekujmy, że ktoś się domyśli, albo spełni nasze niewypowiedziane oczekiwania. Na bieżąco informujmy podwykonawców o zmianach, trudnościach czy nieplanowanych działaniach. A przede wszystkim szanujmy siebie i osoby, z którymi współpracujemy.

Budżety firm na eventy– rosną czy spadają?

To zależy od firmy, jej możliwości finansowych i aktualnych potrzeb w tym zakresie. Nie zauważam ogólnej tendencji rynku w żadnym kierunku. Obserwuję, że firmy weryfikują swoje założenia jeśli chodzi o organizacje wydarzeń, ale niekoniecznie jeśli chodzi o budżet, np. do tej pory firma organizowała jedno duże spotkanie pracowników, a teraz planuje przygotować kilka mniejszych lub odwrotnie teraz przygotowujemy jedno centralne wydarzenie, ponieważ firma weszła w etap, kiedy jest to kluczowe dla jej strategii i rozwoju. Obecnie budżety na eventy są łączone, przesuwane lub dzielone, w zależności od grupy docelowej: pracownicy lub klienci. Rynek spotkań się zmienia, zmienia się zapotrzebowanie i specyfika wydarzeń, które organizujemy. Cieszy to, że klienci dostrzegają jak ważne są eventy i wyjazdy motywacyjne. Rozwija się również obszary event marketingu i marketingu doświadczeń. Klienci są coraz bardziej świadomi swoich potrzeb i możliwości, a co za tym idzie rozsądniej zarządzają budżetami przeznaczonymi na te obszary.

W jaki sposób skutecznie mierzyć efektywność eventu?

To temat, który spędza sen z powiek większości organizatorów wydarzeń. Jeszcze do niedawana wydawało się, że tego typu analizy możliwe są tylko w największych organizacjach, które mają stosowne narzędzia i budżety pozwalające na dogłębne analizy. Takie rozwiązanie jest z pewnością najbardziej efektywne, jednak możemy też korzystać z innych powszechnie dostępnych wskaźników i narzędzi. Jednym z najprostszych jest np. ilość uczestników. Jeśli organizujemy wydarzenie na konkretną ilość osób lub biletowane, sprawdzamy ile osób przybyło/nabyło bilety. Wartością, na którą trzeba zwrócić uwagę, to deklarowana i realna liczba uczestników. Jeśli występują tu duże różnice, warto przyjrzeć się założeniom eventu raz jeszcze. Najczęściej stosowanym i bardzo dobrym narzędziem jest badanie satysfakcji uczestników. Ogromne możliwości w tym zakresie dają aplikacje eventowe, dzięki którym mamy bezpośredni kontakt z użytkownikami. Ludzie bardzo chętnie dzielą się swoimi opiniami i odczuciami, wystarczy więc, że poprosimy ich o informację zwrotną, a otrzymamy odpowiedź czy nasz event spełnił ich oczekiwania. Nie zapominajmy również o social mediach. Jeśli event istnieje w mediach społecznościowych, mamy ogromne obszary do obserwacji i wyciągania wniosków. Zwróćmy uwagę na to jaki wydźwięk pozostawiło po sobie nasze wydarzenie, ile wygenerowało wzmianek, interakcji. W eventach, które mają na celu promocję i podniesienie sprzedaży, konieczne jest sprawdzanie i analiza wyników sprzedażowych w okresie po wydarzeniu. To już trudniejszy i bardziej zaawansowany sposób pomiaru i analizy, realizowany przed wyspecjalizowane osoby lub firmy. Jak widać mamy całkiem sporo narzędzi i metod pomiaru efektywności wydarzeń, to które wykorzystamy zależy od rodzaju i celu eventu, naszych możliwości i potrzeb w danym zakresie.

OOH event

Udostępnij post

Zobacz również

Zobacz Także
a
m
Opening hours

Tue – Thu: 09am – 07pm
Fri – Mon: 09am – 05pm

Follow us
fb - ig - tw

Incentive Project Manager

Absolwentka Prawa Europejskiego na UAMie. Ze studiów pozostała jej pasja do polityki zagranicznej i niechętna umiejętność wczytywania się w zapisy umowne. Fanka futbolu i amatorka snowboardu. Pochodzi znad morza, więc w razie wyboru „morze, czy góry?”, cóż nie ma dylematu (chyba, że w górach jest śnieg 😊).

Z Chin przywiozła słabość do ostrego jedzenia, z Nowej Zelandii miłość do rugby, z Tanzanii nie przywiozła likaon, więc wraca tam często by złapać go w obiektyw. W podróżach lubi adrenalinę, dobre jedzenie i ciekawych ludzi, więc na tych filarach buduje swoje programy.

POWER NAGRODY I WYRÓŻNIENIA

Nagroda Klientów – Działów Zakupów
Procon Award (Usługi Kreatywne)

Certyfikat Solidna Firma
(od paru lat)

Tygrysy Biznesu

Nagroda MP Power Awards
– portalu Meeting Planner w kategorii
Team-building / Outdoor

Firma Roku
Polish Product

Platynowy Certyfikat
Polish Product

Firma z Zasadami

Nagroda Polskiego Internetu
za stronę internetową
w kategorii Rozrywka i Rekreacja

Nagroda Meeting Planner
w kategorii Wydarzenie/Usługa Roku

Firma Rodzinna

LOGISTIC MANAGER

Pozytywny, uśmiechnięty i zakręcony człowiek. Uczęszczał do szkoły muzycznej I stopnia którą ukończył dyplomem.

Z wykształcenia jest fotografem, którego zawód otrzymał po ukończeniu szkoły średniej zakończonej pozytywnie egzaminem zawodowym. Swoje pierwsze kroki z eventami stawiał mając 16 lat. Wtedy nie wiedział jeszcze że taka praca wplecie się w jego życie na stałe. Wyboru pozostania w eventach dokonał po skończeniu szkoły w 2008 roku.

W podjęciu takiej decyzji pomógł mu kontakt z ludźmi ich satysfakcja poprzez włożone serce w przygotowania eventu, a także podróże w różne zakątki kraju związane z pracą.

Podczas wyjazdów i spotkań z klientem wkłada całe serce aby wykonywana usługa była zawsze na najwyższym poziomie.

Czas wolny lubi spędzać na rowerze, podróżach i wędrówkach górskich. Zakochany w Rzymie wraz z historia z nim związaną. Jego pasją jest jeździectwo konne. Na grzbiecie czuje się prawdziwie wolny i zapomina o wszelkich trudnościach . To w stajniach można go spotkać gdy ma dość pędu życia i potrzebuje odetchnąć.

Warto wspomnieć że czasem próbuje swoich sił jako Dj kiedy trafi się okazja , to hobby wzięło się z muzyki, która towarzyszy mu w jego życiu od dzieciństwa.

PROJECT & NEW BUSINESS MANAGER

Urodzony i wychowany na Śląsku. Lata młodzieńcze spędził w Bieszczadach, szkoła średnia i wyższa to zaś okres w Kanadzie. Finalnie osiadł w Warszawie, gdzie od ponad 20-stu lat jest kowalem swojego zwariowanego losu.

Wulkan energii, uzależniony od adrenaliny i sportów ekstremalnych (m.in. snowboardowy FR, rowerowy DH, żagle, sporty motorowe, etc.) Nie potrafi żyć bez bliskiego kontaktu z ludźmi, choć ceni sobie chwile sam na sam ze sobą.

Doradzi, rozśmieszy, pomoże, ma milion pomysłów na minutę i z werwą garnie się do działania! Gdziekolwiek by nie był, cokolwiek by nie robił, w tle zawsze towarzyszy mu muzyka – ona go napędza, a gdy trzeba, relaksuje i resetuje.

Ciekawy świata, spragniony przygód, zawsze gotowy na nowe wyzwania jakie zafunduje mu los.

CZŁONEK SPECJALNY ZESPOŁU

18 maja 2018 roku bez okresu próbnego dołączyła do naszego zespołu Irenka. Srebrno-szary wyżeł wejmarski. Posiada zdolności przegryzania drobnych przedmiotów, jest mega szybka, więc na pewno sprawdzi się w naszym POWER-owym zespole.

Jest przyjazna dla Klientów i podwykonawców, szybko zjednuje sobie przyjaciół.

Na razie szkoli ją Dyrektor Stefan, ale szybko pnie się w szczeblach kariery.

CZŁONEK SPECJALNY ZESPOŁU

Stefanek jest członkiem naszego zespołu od 2008 roku. Zawsze jest pełen energii. Uwielbia pływanie /ratowanie ludzi/, tarzanie w śniegu i długie spacery. Radosny i przyjazny, jest wspaniałym psem towarzyszącym.

Dobrze toleruje towarzystwo ludzi wchodzących do firmy oraz dzieci. Oczywiście dobrych ludzi. Innym rzuca się do grdyki 😊 Koty uwielbia – ganiać 😊

Im jest starszy tym bardziej potrzebuje przytulania. Uwielbia „Pana kanapkę” przychodzącego do biura w porze lunchu 😊, duże kości i swoją Panią 😊

LOGISTIC MANAGER

Od wielu lat biega, czynnie biorąc udział w różnego rodzaju zawodach – od krótkich dystansów po biegi ultra – reprezentując klub Dogoń Grodzisk Mazowiecki. W wolnych chwilach (poza bieganiem) chodzi po górach, jeździ rowerem na średnich i dłuższych dystansach.

 

W planach ma zebranie brakujących materiałów i dokończenie swojej książki o Chorwacji, z którą jest emocjonalnie związany.

 

Z powodzeniem zorganizował mnóstwo różnego rodzaju eventów od spływów kajakowych, przez turnieje w kręgle, imprezy taneczne, warsztaty kulinarne czy wyścigi kartami, po akcje charytatywne.

W pracy stara się wykorzystać swoje ADHD, wyobraźnię, pomysłowość oraz poczucie humoru.

 

W czasie eventów jest jak podczas gry w szachy, przewiduje potrzeby klienta i planuje kilka ruchów do przodu. W dzieciństwie jego idolem był McGyver, więc zawsze ma ze sobą scyzoryk czy trytytki, a do tego po ojcu i dziadku jest złotą rączką.

PROJECT & NEW BUSINESS MANAGER

Urodzony i wychowany na Śląsku. Lata młodzieńcze spędził w Bieszczadach, szkoła średnia i wyższa to zaś okres w Kanadzie. Finalnie osiadł w Warszawie, gdzie od ponad 20-stu lat jest kowalem swojego zwariowanego losu.

Wulkan energii, uzależniony od adrenaliny i sportów ekstremalnych (m.in. snowboardowy FR, rowerowy DH, żagle, sporty motorowe, etc.) Nie potrafi żyć bez bliskiego kontaktu z ludźmi, choć ceni sobie chwile sam na sam ze sobą.

Doradzi, rozśmieszy, pomoże, ma milion pomysłów na minutę i z werwą garnie się do działania! Gdziekolwiek by nie był, cokolwiek by nie robił, w tle zawsze towarzyszy mu muzyka – ona go napędza, a gdy trzeba, relaksuje i resetuje.

Ciekawy świata, spragniony przygód, zawsze gotowy na nowe wyzwania jakie zafunduje mu los.

EVENT MANAGER

Przygoda Krzysztofa z eventami zaczęła się jeszcze na studiach od pokazw Sztuk Walki które w tamtym czasie trenował zapalczywie. Bardzo spodobał się mu klimat panujący wśród osób związanych organizacyjnie z eventami. Zobaczył tam ludzi pełnych pasji, profesjonalizmu i poświęcenia. Szybko zrozumiał, że to jest to, co chciałby robić w swoim życiu. Następnie przyszedł czas na koordynację poszczególnych odcinków i całościowe realizacje.

Mówi, że uwielbia czuć ten dreszczyk emocji przed realizacją, kiedy nie widać jeszcze zamierzonych efektów, a cała wizja jest wyłącznie w jego głowie.

Branża eventowa, jak sam to określa, daje mu możliwość rozwoju na różnych płaszczyznach. Jego zdaniem dobry event manager musi mieć cechy Organizatora, Sprzedawcy, Negocjatora i przede wszystkim mieć wizję i pomysł na event. A elastyczność i kreatywność to standardowe umiejętności. Wielopłaszczyznowość tej pracy i fakt, że nigdy nie ma takich samych realizacji sprawia, że jest to dla niego wymarzone zajęcie.

Prywatnie ma dwie wielkie pasje. Są to podróże w nowe miejsca i sport. Nie wyobraża sobie dnia bez aktywności fizycznej. Ciągle ma nowe zajawki, co sprawia, że ciężko za nim nadążyć. Dlatego jego ulubionym wyrażeniem, które w pełni wpisuje się w ramy pracy w branży eventowej to: „Sytuacja jest Dynamiczna”.

Zawodowo współpracował z takimi brandami jak: Seat, Bricomarche, WBK, 7N, Gaspol, a także z różnymi instytucjami, w tym kilkoma ministerstwami i kancelarią premiera. Ponadto koordynował również takie wydarzenia plenerowe jak choćby “Dni Warszawy”.

INCENTIVE DIRECTOR

Kiedy mówi, że pracuje w „incentivach” od 10 lat nikt jej nie wierzy. Ale tak jest naprawdę. Programy przygotowywane przez Jagodę są dowodem na to, że incentive to nie program, ale historie opowiedziane miejscami, ludźmi i emocjami. Jagoda wierzy, że tak jak za czasów braci Grimm – baśnie są opowieściami dla dorosłych i wyszukuje takie perełki w każdym miejscu na Świecie (i w Polsce), do którego zabiera uczestników wyjazdów. A jak ich nie znajdzie – to wymyśli.

Ta „opolska dzioucha” (z urodzenia) jest wulkanem pomysłów, tytanem pracy i ma delikatnego bzika na punkcie logistyki.

Miłością od pierwszego wejrzenia obdarzyła RPA, ale niezmiennie gorącym uczuciem darzy Karkonosze.

Jest głodna świata, ale jej ucieczką od codzienności jest działka i balkon, który rok rocznie zamienia z pasją w mini-ogród botaniczny.

EVENT DIRECTOR

Na studia, z rodzinnego Torunia, wyemigrowała do krainy pyr i koziołków. Na stałe osiedlając się jednak w stolicy. Z wykształcenia magister turystyki i rekreacji… z naciskiem na rekreację. Od 2017 roku w branży spotkań i wydarzeń /eventowej/ i wyjazdów motywacyjnych /incentive travel/.

Chętnie tworzy wyjazdy typu city break i wydarzenia w niestandardowych polskich przestrzeniach. Uwielbia odkrywać miejsca, które mają mało wspólnego z człowiekiem, a więcej z naturą i relaksem. Dlatego, jak tylko ma wolną chwilę ucieka przed korkami i dużym stężeniem smogu.

Zakochana w tatuażach, podróżach „na własną rękę” oraz swojej pracy. Uważa, że dobre jedzenie może uszczęśliwić człowieka (w kuchni daleko jej co prawda do Magdy Gessler – ale się stara)!

MANAGING DIRECTOR

Gdyby tylko klonowanie ludzi było legalne… Z pewnością jedną z pierwszych kandydatek do sklonowania byłaby Magda! Nie sposób jej nie lubić (czy nawet nie kochać). I to wcale nie dlatego, że rzuca uroki, ale dlatego że jej osobisty czar i ujmujący sposób bycia powodują, że chciałoby się ją pomnożyć co najmniej 6 razy.

Magda pozostaje wierna Agencji Power od samego początku jej istnienia, czyli od wyjazdów narciarskich w 1997 roku. Kilka lat temu zajmowała się prowadzeniem stron www oraz kampanii w sieciach społecznościowych, a obecnie jest odpowiedzialna za rozwój działu kart sportowych OK System oraz koordynację eventów dla Hoteli i Agencji.

Jest dla wszystkich przykładem pracowitości i sumienności, ale ma jedną słabość… Portugalię, którą pragnie poczuć całym sercem: poznać jej magiczne wąskie i strome uliczki, gdzie powstało fado i malownicze plaże z ukrytymi zatoczkami. Podróże małe i duże są dla nią największą pasją i siłą napędową. Jeśli więc w danym momencie nie pracuje to jest wielce prawdopodobne, że wyjechała poznawać świat.

PREZES POWER

Olga Krzemińska-Zasadzka, CEO i managing director Agencja Power, Prezes Zarządu SOIT, członek – założyciel SBE, wieloletni członek Zarządu SBE /2010-2017/, SKKP, a także site.

Członek zespołu ekspertów Dialogu Branżowego SAR-PSML, brała udział w pracach grup „Incentive”, była inicjatorką dołączenia SBE do projektu „Dobry Przetarg”.

Twórca Kodeksu Dobrych Praktyk SBE, działała w Komisji Etyki w SOIT oraz Komisji Etyki SBE, Radzie Programowej konferencji Event Biznes. Współtwórca akcji charytatywnej Elfy SBE. Zasiadała w kapitule międzynarodowego konkursu Eventex Awards.
W konkursie Eventex Awards została wybrana także do 100 najbardziej wpływowych ludzi branży eventowej w Europie. Kongres Magazine także wyróżnił ją w tej kategorii /Top meetings Agencies/ – osób najbardziej wpływowych w branży w Europie.

Jest wśród 100 najbardziej wpływowych w Polskiej Turystyce wg jury portalu i magazynu „Wasza Turystyka”. Otrzymała MP Power w kategorii Team-building, 2 razy była nominowana w kategorii „incentive”.

Autorka licznych publikacji m. in. dla magazynów: OOH Event, Tygrysy Biznesu, blog THINK MICE, MICE Poland, Ooh Magazine, Nowy Marketing i wielu innych. Od początku istnienia na rynku pomaga tworzyć „event katalog”.

Występowała w roli prelegenta na wielu konferencjach gospodarczych i branżowych /MICE/ mi.in: Europejski Kongres Przedsiębiorczości, konferencji Event-Mix, konferencji Meetings Wek Poland, konferencji Event Biznes, w panelach dyskusyjnych MeetingPlanner.

Entuzjastka sportu, podróży i aktywności w każdym wydaniu: od narciarstwa i snowboardu, poprzez nurkowanie, windsurfing i kitesurfing, na off-roadzie i squashu kończąc / była 2gą rakietą Polski w squash-u przez 3 lata, wraz z drużyną zdobyła srebro w Drużynowych Mistrzostwach Europy w 2006 roku, w 2018 roku 3 miejsce w Mistrzostwach Polski Masters.

Razem z zespołem pasjonatów i profesjonalistów organizuje wydarzenia eventowe, wyjazdy typu incentive travel, szkolenia, imprezy sportowe, prestiżowe gale, konferencje i kongresy na terenie całej Polski i po za granicami kraju