Profesjonalna agencja eventowa – po czym ją poznać? Dla magazynu PRESS – Olga Krzemińska – Zasadzka

Przy wyborze agencji eventowej, która przygotuje nasze wymarzone firmowe spotkanie, absolutnie decydującym czynnikiem powinno być jej doświadczenie, referencje i pomysł na realizację. Doświadczona agencja eventowa sprawi, że będziemy mogli spać spokojnie.


Co Pani zdaniem decyduje o profesjonalizmie agencji eventowej: doświadczenie, zespół, współpracujące firmy itp. ?

Przygotowując oferty wielokrotnie spotykamy się z tym, że to cena odgrywa kluczową rolę, nie pomysł, nie doskonale przygotowane założenia, nie doświadczenie organizatora wydarzeń, a właśnie cena. Z doświadczenia wiemy, że nie zawsze jest do dobra droga, nie zawsze tańszy event oznacza lepszy. Przy wyborze agencji eventowej, która przygotuje nasze wymarzone firmowe spotkanie, absolutnie decydującym czynnikiem powinno być jej doświadczenie, referencje i pomysł na realizację. Myśląc o celach biznesowych, które mamy do osiągnięcia podczas realizacji konferencji, gali czy szkolenia, z całą pewnością, tylko wtedy gdy pracujemy z doświadczonym partnerem, możemy czuć się bezpiecznie. Tylko w jego rękach nasza realizacja ma szanse pełnego powodzenia. Doświadczona agencja eventowa sprawi, że będziemy mogli spać spokojnie.

Czemu? Z prostej przyczyny. Jej Event Managerowie przed spotkaniem z nami zrealizowali już dziesiątki, jeśli nie setki eventów opierających się o podobne założenia co nasz. Współpracowali z dziesiątakami podwykonawców i obiektów. Doskonale wiedzą kiedy, gdzie i z kim warto realizować firmowe imprezy. Zależy im na tym, żeby każdy kolejny event realizowany był jeszcze lepiej, z jeszcze większym rozmachem. Przerobili w swojej karierze mnóstwo styuacji kryzysowych, doskonale więc wiedzą na co uważać, czego nie organizować, co się pracownikom nie spodoba, a co ich zachwyci. Służą radą i pomysłami wtedy, kiedy sami nie wiemy, w którym kierunku iść w organizacji naszej firmowej imprezy. Nie warto stawiać na to, że zapłacimy mniej, jeśli przy okazji zaliczymy dziesiątki wpadek, pomyłek czy niedociągnięć. Warto postawić na dobrego partnera, który posiada doświadczenie w organizacji eventów, dzięki któremu my osiągniemy cele i zrealizujemy biznesowe założenia.
Bardzo ważnym kapitałem dla każdej agencji eventowej są ludzie. Project managrowie muszą dbać, aby każdorazowo organizacja danego przedsięwzięcia dla klienta była wykonana jak najbardziej profesjonalnie. Odpowiednie osoby na odpowiednich stanowiskach są kluczem do sukcesu dla firmy eventowej. Pojawia się przy tym pytanie, kogo zatrudnić  do firmy o takiej specyfice? W roli specjalistów sprawdzą się osoby przebojowe, ale równocześnie dobrze zorganizowane, kreatywne i odpowiedzialne, mające szerokie horyzonty i sieć kontaktów biznesowych. Osoby zatrudnione w agencji eventowej powinny mieć dobrze rozwinięte umiejętności interpersonalne, powinny być komunikatywne, pomysłowe i odporne na stres, bowiem często przyjdzie im pracować pod presją czasu. Muszą umieć skupić się na priorytetach w pracy i być dyspozycyjni.

Na ile ważne jest portfolio agencji, kiedy decyduje? Może przykład waszej realizacji, która jest „ważna, reprezentacyjna” i dlaczego?

Porfolio Agencji ważne jest przy przetargach w których można startować z doświadczeniem w podobnych organizowanych imprezach, w których przyznawane są punkty za doświadczenie, a także przy dużych wydarzeniach, w których Klient zastanawia się czy dana Agencja sprosta przygotowaniu danego wydarzenia.
W naszym portfolio najcenniejsze są realizacje trudne logistycznie. Piknik na 10.000 osób przygotowany w 2 tygodnie od momentu podpisania umowy, przy którym pracowało 660 osób, mający ok 30 stanowisk warsztatowych, 30 stanowisk „dmuchańców” i cały harmonogram wydarzeń na scenie i po za nią ze ścisła współpraca medialną na pewno jest jednym z nich.
Innym jest wyjazd zagraniczny motywacyjny dla kluczowych dystrybutorów, w którym synchornizowaliśmy udział osób z 5ciu krajów. Mieli oni dotrzeć na początek rejsu i wydarzenia w Hiszpanii na Volvo Ocean Race, w którym brała udział damska załoga Klienta.
Musieliśmy zsynchronizować się z organizatorem wydarzenia Volvo Ocean Race by dystrybutorzy zobaczyli wydarzenie rozpoczęcia rejsu, a także zorganizować inne atrakcje, które dopełnią temu wspaniałemu wydarzeniu. Ważnymi wydarzeniami cyklicznymi i trudnymi logistycznie w naszym porfolio były wydarzenia motoryzacyjne, w którym luksusowe marki motoryzacyjne przemierzają przez całą Polskę biorąc udział w rozmaitych check-poitach i zaliczając kolejne zadania by wieczorem dotrzeć na metę i brać udział w evencie wieczornym. Parę dni pracy dzień i noc kilkudziesięciu osób oraz miesiące przygotowań przed sprawiały, że benzyna w naszych żyłam płynęła zamiast krwi, a adrenalinę do tej pory wspominamy.  
To właśnie takie kluczowe realizację często pokazują obszary, w których specjalizuje się dana agencja i jak dużym wzywaniom może sprostać.

Na co klient powinien zwrócić uwagę przy wyborze agencji?

Po pierwsze ludzie zarządzający i pracujący w agencji. Należy zwrócić uwagę kim są, ile lat w branży, jakie projekty stworzyli.

Po drugie trzeba zwrócić uwagę kiedy Agencja powstała. Agencja Power powstała wiele lat temu z pasji do sportu i realizowania imprez firmowych na najwyższym poziomie. Nie bez powodu pierwszą nazwą (zmienioną w 2014 roku) było PowerSport. Jeszcze kilka lat temu trzonem działalności Agencji były wyjazdy narciarskie, dziś po wielu latach obfitujących w realizacje i zdobyte doświadczenia, jako Agencja Power organizuje konferencje, eventy firmowe, gale, pikniki i zagraniczne wyjazdy motywacyjne. W myśl zasady, że nie ma rzecz niemożliwych, z jednakowym zapałem i oddaniem realizuje spotkania firmowe dla 15 jak i 10 000 osób.

Po trzecie należy zwrócić uwagę na jakość i referencje. Najwyższa jakość zarówno w hotelu, jak i w plenerze, nad morzem czy w górach. W Polsce czy na świecie. Możliwości są nieograniczone, tak jak nieograniczona jest kreatywność pracowników agencji, dla których praca jest przede wszystkim pasją.

Po czwarte pomysł i kreacja. Nie macie pomysłu na firmowe spotkanie, z całą pewnością wspólnie z doświadczonymi Event Managerami wypracujecie najbardziej satysfakcjonujące Was rozwiązania.

Po piątek program. Dobra agencja eventowa potrafi stworzyć program, który wydobędzie z ludzi to, co najlepsze. Kiepska – zmarnuje pieniądze i przygotuje wyjazd, w czasie którego wszyscy się po prostu upiją.
Po szóste kasa. Dobra agencja eventowa dopasuje się do budżetu, zaproponuje parę możliwości cenowych.

Po siódme: Nagrody i wyróżnienia: dobra będzie ich miała całe półki, zła nie poszczyci się nawet w udziale w konkursach.

Po ósme wiarygodność a w nim m.in.: czy firma istnieje, czy ma osobowość prawną, czy nie ma jej w KRD, czy posiada aktualną stronę internetową uwzględniająca realizacje już wykonane, czy w internecie są o niej opinie i jakie.

Jakie są najczęstsze błędy organizatorów przetargów na event, czego klienci powinni unikać, co powinni w briefie zawrzeć?

Najczęstszym błędem Klientów jest wysyłanie zapytań do zbyt dużej ilości agencji, zamiast spokojnie zorientować się w rynku i wysłać zapytanie do maks 5 ciu agencji, które najlepiej zajmą się przygotowaniem oferty. Innym częstym błędem zbyt późne wysyłanie zapytań ofertowych, niejasne procedury przetargowe, uchylanie się od terminów płatności, wykorzystywanie pomysłów, wykreowanych przez inne agencje i realizowanie ich we własnym zakresie.
W briefie powinny się znaleźć takie informacje jak: opis grupy docelowej, jej wiek, podział na płeć, informacja czy to pracownik czy Klient. Bardzo ważne jest określenie jaki cel jest wydarzenia, informacje co i czy firma miała już organizowane wcześniej dla tej grupy i kiedy, informację o zakwaterowaniu np. preferowany standard Hoteli, jak daleko od siedziby, ile pokoi jedynek trzeba przewidzieć, czy Klient już ma swoje pomysły, które chciałby zrealizować podczas eventu/wyjazdu. Fajnie jest podać ramy czasowe wyjazdu, rodzaj transportu jakim Klient chciałby się przemieszczać, czy są jakieś preferencje żywieniowe i alkoholowe.

źródło: magazyn PRESS.pl

Udostępnij post

Zobacz również

Zobacz Także
a
m
Opening hours

Tue – Thu: 09am – 07pm
Fri – Mon: 09am – 05pm

Follow us
fb - ig - tw

POWER NAGRODY I WYRÓŻNIENIA

Nagroda Klientów – Działów Zakupów
Procon Award (Usługi Kreatywne)

Certyfikat Solidna Firma
(od paru lat)

Tygrysy Biznesu

Nagroda MP Power Awards
– portalu Meeting Planner w kategorii
Team-building / Outdoor

Firma Roku
Polish Product

Platynowy Certyfikat
Polish Product

Firma z Zasadami

Nagroda Polskiego Internetu
za stronę internetową
w kategorii Rozrywka i Rekreacja

Nagroda Meeting Planner
w kategorii Wydarzenie/Usługa Roku

Firma Rodzinna

Incentive Project Manager

Absolwentka Prawa Europejskiego na UAMie. Ze studiów pozostała jej pasja do polityki zagranicznej i niechętna umiejętność wczytywania się w zapisy umowne. Fanka futbolu i amatorka snowboardu. Pochodzi znad morza, więc w razie wyboru „morze, czy góry?”, cóż nie ma dylematu (chyba, że w górach jest śnieg 😊).

Z Chin przywiozła słabość do ostrego jedzenia, z Nowej Zelandii miłość do rugby, z Tanzanii nie przywiozła likaon, więc wraca tam często by złapać go w obiektyw. W podróżach lubi adrenalinę, dobre jedzenie i ciekawych ludzi, więc na tych filarach buduje swoje programy.

LOGISTIC MANAGER

Pozytywny, uśmiechnięty i zakręcony człowiek. Uczęszczał do szkoły muzycznej I stopnia którą ukończył dyplomem.

Z wykształcenia jest fotografem, którego zawód otrzymał po ukończeniu szkoły średniej zakończonej pozytywnie egzaminem zawodowym. Swoje pierwsze kroki z eventami stawiał mając 16 lat. Wtedy nie wiedział jeszcze że taka praca wplecie się w jego życie na stałe. Wyboru pozostania w eventach dokonał po skończeniu szkoły w 2008 roku.

W podjęciu takiej decyzji pomógł mu kontakt z ludźmi ich satysfakcja poprzez włożone serce w przygotowania eventu, a także podróże w różne zakątki kraju związane z pracą.

Podczas wyjazdów i spotkań z klientem wkłada całe serce aby wykonywana usługa była zawsze na najwyższym poziomie.

Czas wolny lubi spędzać na rowerze, podróżach i wędrówkach górskich. Zakochany w Rzymie wraz z historia z nim związaną. Jego pasją jest jeździectwo konne. Na grzbiecie czuje się prawdziwie wolny i zapomina o wszelkich trudnościach . To w stajniach można go spotkać gdy ma dość pędu życia i potrzebuje odetchnąć.

Warto wspomnieć że czasem próbuje swoich sił jako Dj kiedy trafi się okazja , to hobby wzięło się z muzyki, która towarzyszy mu w jego życiu od dzieciństwa.

PROJECT & NEW BUSINESS MANAGER

Urodzony i wychowany na Śląsku. Lata młodzieńcze spędził w Bieszczadach, szkoła średnia i wyższa to zaś okres w Kanadzie. Finalnie osiadł w Warszawie, gdzie od ponad 20-stu lat jest kowalem swojego zwariowanego losu.

Wulkan energii, uzależniony od adrenaliny i sportów ekstremalnych (m.in. snowboardowy FR, rowerowy DH, żagle, sporty motorowe, etc.) Nie potrafi żyć bez bliskiego kontaktu z ludźmi, choć ceni sobie chwile sam na sam ze sobą.

Doradzi, rozśmieszy, pomoże, ma milion pomysłów na minutę i z werwą garnie się do działania! Gdziekolwiek by nie był, cokolwiek by nie robił, w tle zawsze towarzyszy mu muzyka – ona go napędza, a gdy trzeba, relaksuje i resetuje.

Ciekawy świata, spragniony przygód, zawsze gotowy na nowe wyzwania jakie zafunduje mu los.

CZŁONEK SPECJALNY ZESPOŁU

18 maja 2018 roku bez okresu próbnego dołączyła do naszego zespołu Irenka. Srebrno-szary wyżeł wejmarski. Posiada zdolności przegryzania drobnych przedmiotów, jest mega szybka, więc na pewno sprawdzi się w naszym POWER-owym zespole.

Jest przyjazna dla Klientów i podwykonawców, szybko zjednuje sobie przyjaciół.

Na razie szkoli ją Dyrektor Stefan, ale szybko pnie się w szczeblach kariery.

CZŁONEK SPECJALNY ZESPOŁU

Stefanek jest członkiem naszego zespołu od 2008 roku. Zawsze jest pełen energii. Uwielbia pływanie /ratowanie ludzi/, tarzanie w śniegu i długie spacery. Radosny i przyjazny, jest wspaniałym psem towarzyszącym.

Dobrze toleruje towarzystwo ludzi wchodzących do firmy oraz dzieci. Oczywiście dobrych ludzi. Innym rzuca się do grdyki 😊 Koty uwielbia – ganiać 😊

Im jest starszy tym bardziej potrzebuje przytulania. Uwielbia „Pana kanapkę” przychodzącego do biura w porze lunchu 😊, duże kości i swoją Panią 😊

LOGISTIC MANAGER

Pozytywny, uśmiechnięty i zakręcony człowiek. Uczęszczał do szkoły muzycznej I stopnia którą ukończył dyplomem.

Z wykształcenia jest fotografem, którego zawód otrzymał po ukończeniu szkoły średniej zakończonej pozytywnie egzaminem zawodowym. Swoje pierwsze kroki z eventami stawiał mając 16 lat. Wtedy nie wiedział jeszcze że taka praca wplecie się w jego życie na stałe. Wyboru pozostania w eventach dokonał po skończeniu szkoły w 2008 roku.

W podjęciu takiej decyzji pomógł mu kontakt z ludźmi ich satysfakcja poprzez włożone serce w przygotowania eventu, a także podróże w różne zakątki kraju związane z pracą.

Podczas wyjazdów i spotkań z klientem wkłada całe serce aby wykonywana usługa była zawsze na najwyższym poziomie.

Czas wolny lubi spędzać na rowerze, podróżach i wędrówkach górskich. Zakochany w Rzymie wraz z historia z nim związaną. Jego pasją jest jeździectwo konne. Na grzbiecie czuje się prawdziwie wolny i zapomina o wszelkich trudnościach . To w stajniach można go spotkać gdy ma dość pędu życia i potrzebuje odetchnąć.

Warto wspomnieć że czasem próbuje swoich sił jako Dj kiedy trafi się okazja , to hobby wzięło się z muzyki, która towarzyszy mu w jego życiu od dzieciństwa.

PROJECT & NEW BUSINESS MANAGER

Urodzony i wychowany na Śląsku. Lata młodzieńcze spędził w Bieszczadach, szkoła średnia i wyższa to zaś okres w Kanadzie. Finalnie osiadł w Warszawie, gdzie od ponad 20-stu lat jest kowalem swojego zwariowanego losu.

Wulkan energii, uzależniony od adrenaliny i sportów ekstremalnych (m.in. snowboardowy FR, rowerowy DH, żagle, sporty motorowe, etc.) Nie potrafi żyć bez bliskiego kontaktu z ludźmi, choć ceni sobie chwile sam na sam ze sobą.

Doradzi, rozśmieszy, pomoże, ma milion pomysłów na minutę i z werwą garnie się do działania! Gdziekolwiek by nie był, cokolwiek by nie robił, w tle zawsze towarzyszy mu muzyka – ona go napędza, a gdy trzeba, relaksuje i resetuje.

Ciekawy świata, spragniony przygód, zawsze gotowy na nowe wyzwania jakie zafunduje mu los.

EVENT MANAGER

Przygoda Krzysztofa z eventami zaczęła się jeszcze na studiach od pokazw Sztuk Walki które w tamtym czasie trenował zapalczywie. Bardzo spodobał się mu klimat panujący wśród osób związanych organizacyjnie z eventami. Zobaczył tam ludzi pełnych pasji, profesjonalizmu i poświęcenia. Szybko zrozumiał, że to jest to, co chciałby robić w swoim życiu. Następnie przyszedł czas na koordynację poszczególnych odcinków i całościowe realizacje.

Mówi, że uwielbia czuć ten dreszczyk emocji przed realizacją, kiedy nie widać jeszcze zamierzonych efektów, a cała wizja jest wyłącznie w jego głowie.

Branża eventowa, jak sam to określa, daje mu możliwość rozwoju na różnych płaszczyznach. Jego zdaniem dobry event manager musi mieć cechy Organizatora, Sprzedawcy, Negocjatora i przede wszystkim mieć wizję i pomysł na event. A elastyczność i kreatywność to standardowe umiejętności. Wielopłaszczyznowość tej pracy i fakt, że nigdy nie ma takich samych realizacji sprawia, że jest to dla niego wymarzone zajęcie.

Prywatnie ma dwie wielkie pasje. Są to podróże w nowe miejsca i sport. Nie wyobraża sobie dnia bez aktywności fizycznej. Ciągle ma nowe zajawki, co sprawia, że ciężko za nim nadążyć. Dlatego jego ulubionym wyrażeniem, które w pełni wpisuje się w ramy pracy w branży eventowej to: „Sytuacja jest Dynamiczna”.

Zawodowo współpracował z takimi brandami jak: Seat, Bricomarche, WBK, 7N, Gaspol, a także z różnymi instytucjami, w tym kilkoma ministerstwami i kancelarią premiera. Ponadto koordynował również takie wydarzenia plenerowe jak choćby “Dni Warszawy”.

INCENTIVE DIRECTOR

Kiedy mówi, że pracuje w „incentivach” od 10 lat nikt jej nie wierzy. Ale tak jest naprawdę. Programy przygotowywane przez Jagodę są dowodem na to, że incentive to nie program, ale historie opowiedziane miejscami, ludźmi i emocjami. Jagoda wierzy, że tak jak za czasów braci Grimm – baśnie są opowieściami dla dorosłych i wyszukuje takie perełki w każdym miejscu na Świecie (i w Polsce), do którego zabiera uczestników wyjazdów. A jak ich nie znajdzie – to wymyśli.

Ta „opolska dzioucha” (z urodzenia) jest wulkanem pomysłów, tytanem pracy i ma delikatnego bzika na punkcie logistyki.

Miłością od pierwszego wejrzenia obdarzyła RPA, ale niezmiennie gorącym uczuciem darzy Karkonosze.

Jest głodna świata, ale jej ucieczką od codzienności jest działka i balkon, który rok rocznie zamienia z pasją w mini-ogród botaniczny.

EVENT DIRECTOR

Na studia, z rodzinnego Torunia, wyemigrowała do krainy pyr i koziołków. Na stałe osiedlając się jednak w stolicy. Z wykształcenia magister turystyki i rekreacji… z naciskiem na rekreację. Od 2017 roku w branży spotkań i wydarzeń /eventowej/ i wyjazdów motywacyjnych /incentive travel/.

Chętnie tworzy wyjazdy typu city break i wydarzenia w niestandardowych polskich przestrzeniach. Uwielbia odkrywać miejsca, które mają mało wspólnego z człowiekiem, a więcej z naturą i relaksem. Dlatego, jak tylko ma wolną chwilę ucieka przed korkami i dużym stężeniem smogu.

Zakochana w tatuażach, podróżach „na własną rękę” oraz swojej pracy. Uważa, że dobre jedzenie może uszczęśliwić człowieka (w kuchni daleko jej co prawda do Magdy Gessler – ale się stara)!

MANAGING DIRECTOR

Gdyby tylko klonowanie ludzi było legalne… Z pewnością jedną z pierwszych kandydatek do sklonowania byłaby Magda! Nie sposób jej nie lubić (czy nawet nie kochać). I to wcale nie dlatego, że rzuca uroki, ale dlatego że jej osobisty czar i ujmujący sposób bycia powodują, że chciałoby się ją pomnożyć co najmniej 6 razy.

Magda pozostaje wierna Agencji Power od samego początku jej istnienia, czyli od wyjazdów narciarskich w 1997 roku. Kilka lat temu zajmowała się prowadzeniem stron www oraz kampanii w sieciach społecznościowych, a obecnie jest odpowiedzialna za rozwój działu kart sportowych OK System oraz koordynację eventów dla Hoteli i Agencji.

Jest dla wszystkich przykładem pracowitości i sumienności, ale ma jedną słabość… Portugalię, którą pragnie poczuć całym sercem: poznać jej magiczne wąskie i strome uliczki, gdzie powstało fado i malownicze plaże z ukrytymi zatoczkami. Podróże małe i duże są dla nią największą pasją i siłą napędową. Jeśli więc w danym momencie nie pracuje to jest wielce prawdopodobne, że wyjechała poznawać świat.

PREZES POWER

Olga Krzemińska-Zasadzka, CEO i managing director Agencja Power, Prezes Zarządu SOIT, członek – założyciel SBE, wieloletni członek Zarządu SBE /2010-2017/, SKKP, a także site.

Członek zespołu ekspertów Dialogu Branżowego SAR-PSML, brała udział w pracach grup „Incentive”, była inicjatorką dołączenia SBE do projektu „Dobry Przetarg”.

Twórca Kodeksu Dobrych Praktyk SBE, działała w Komisji Etyki w SOIT oraz Komisji Etyki SBE, Radzie Programowej konferencji Event Biznes. Współtwórca akcji charytatywnej Elfy SBE. Zasiadała w kapitule międzynarodowego konkursu Eventex Awards.
W konkursie Eventex Awards została wybrana także do 100 najbardziej wpływowych ludzi branży eventowej w Europie. Kongres Magazine także wyróżnił ją w tej kategorii /Top meetings Agencies/ – osób najbardziej wpływowych w branży w Europie.

Jest wśród 100 najbardziej wpływowych w Polskiej Turystyce wg jury portalu i magazynu „Wasza Turystyka”. Otrzymała MP Power w kategorii Team-building, 2 razy była nominowana w kategorii „incentive”.

Autorka licznych publikacji m. in. dla magazynów: OOH Event, Tygrysy Biznesu, blog THINK MICE, MICE Poland, Ooh Magazine, Nowy Marketing i wielu innych. Od początku istnienia na rynku pomaga tworzyć „event katalog”.

Występowała w roli prelegenta na wielu konferencjach gospodarczych i branżowych /MICE/ mi.in: Europejski Kongres Przedsiębiorczości, konferencji Event-Mix, konferencji Meetings Wek Poland, konferencji Event Biznes, w panelach dyskusyjnych MeetingPlanner.

Entuzjastka sportu, podróży i aktywności w każdym wydaniu: od narciarstwa i snowboardu, poprzez nurkowanie, windsurfing i kitesurfing, na off-roadzie i squashu kończąc / była 2gą rakietą Polski w squash-u przez 3 lata, wraz z drużyną zdobyła srebro w Drużynowych Mistrzostwach Europy w 2006 roku, w 2018 roku 3 miejsce w Mistrzostwach Polski Masters.

Razem z zespołem pasjonatów i profesjonalistów organizuje wydarzenia eventowe, wyjazdy typu incentive travel, szkolenia, imprezy sportowe, prestiżowe gale, konferencje i kongresy na terenie całej Polski i po za granicami kraju