Weszliśmy w erę pracy hybrydowej. Część z nas wraca do biur, część będzie pracować w modelu mieszanym, część przejdzie na pracę zdalną. Apetyt firm na podróże się nie zmienił. Jednak powrót do podróży służbowych i motywacyjnych nie będzie już powrotem do rzeczywistości, jaką znamy sprzed pandemii.

Pandemia nie powstrzymuje korporacji przed planowaniem wyjazdów motywacyjnych, wskazują badania przeprowadzone w kwietniu tego roku przez amerykańską Fundację SITE. 94% czołowych korporacji nadal zamierza organizować tego typu podróże pomimo przerwy w branży spowodowanej pandemią. Firmy nadal będą wykorzystywać wyjazdy motywacyjne w swoich programach nagradzania pracowników. Ponadto w takiej sytuacji, kiedy na co dzień coraz rzadziej widzimy się w biurze, okazją do wzmocnienia relacji i zaufania będą właśnie wyjazdy motywacyjne.

Jak wiele zmieniła pandemia w świecie podróży służbowych, motywacyjnych, targów i konferencji? Zmieniły się oczekiwania, kierunki, wymogi, infrastruktura. Wyniki przeprowadzonego przez SITE badania wykazały również, że to czynniki bezpieczeństwa są obecnie najważniejszym elementem przy wyborze celu podróży motywacyjnych, podczas gdy przed pandemią badanie Incentive Travel Industry Index wskazywało infrastrukturę taką jak hotele i kurorty jako główny czynnik przy wyborze miejsca docelowego. To jedna z wielu kwestii, które zmieniły się w wyniku pandemii. Jakie jeszcze zmiany przyniósł ten czas?

Moje podsumowanie tego, co zmieniło się w branży eventowej i relacjach biznesowych podczas pandemii oraz jakie wnioski wyciągnęliśmy z tego trudnego okresu, mogłabym przedstawić w ten sposób:

Nie wszystko możemy przenieść do online’u
W wyniku pandemii z open space’u, spotkań i lunchów przenieśliśmy się do zoomowych i teamsowych okienek. Chociaż duży odsetek spotkań może odbywać się wirtualnie i nadal będzie odbywał się w ten sposób, ponieważ pozwoli to zaoszczędzić nie tylko czas, ale i pieniądze dla firm, imprezy i wyjazdy motywacyjne nigdy nie przyniosą takiego samego efektu, jak w przypadku spotkań osobistych. W dłuższej perspektywie części doświadczeń związanych ze współpracą międzyludzką i biznesową nie da się zastąpić działaniami online, bo to właśnie interakcje twarzą w twarz przyczyniają się do szybszego budowania zaufania. Badania wskazują, że 1 godzina bezpośredniej interakcji jest warta 5 godzin wideokonferencji, 10 godzin rozmów telefonicznych i 20 e-maili. Silne relacje biznesowe nawiązywane są właśnie podczas spotkań na żywo.

Eventy online staną się częścią eventowego krajobrazu również po pandemii,
choć już teraz wiemy, że tylko w pewnym stopniu, bo emocji uczestników, doświadczenia chwili i kontaktu interpersonalnego nie da się przenieść do świata online.

Zaufanie procentuje
Pandemia COVID-19 bardzo mocno wpłynęła na zmianę naszych relacji biznesowych wewnątrz firm oraz między firmami. Niekorzystne, szybko zmieniające się sytuacje rynkowe, takie jak pandemia, stanowią prawdziwą próbę dla partnerstwa biznesowego.

Po istnym tsunami, jakie przeżyliśmy w branży MICE (skrót od ang. Meetings, Incentive, Conference, Events), mogę stwierdzić, że zaufanie i komunikacja są podstawą przetrwania biznesu w niepewnych czasach. Z perspektywy czasu mogę powiedzieć, że w przetrwaniu tego trudnego dla naszej branży okresu pomogły nam wcześniej wypracowane relacje. Relacje z klientami, kontrahentami, podmiotami współpracującymi z nami przy obsłudze eventów i te wypracowane w ramach stowarzyszeń branżowych. Myślę, że pandemia uświadomiła nam to, jak ważne jest budowanie kontaktów. W obliczu dużych wyzwań musimy działać razem, stawiać na zaufanie, wiarygodność i uczciwość oraz szukać tego, co nas łączy, a nie co nas dzieli.

Adaptacja to klucz do rozwoju
W trakcie pandemii jako branża byliśmy zamknięci, ale to nie znaczy, że nie działaliśmy. W tym czasie postawiliśmy na edukowanie się i wypracowywanie nowych rozwiązań, które pozwolą rozpocząć działalność i wyjazdy, jak już staną się one możliwe. Wiedzieliśmy, że musimy być przygotowani na moment otwarcia się branży, ponieważ wielu naszych klientów będzie chciało od razu realizować zamrożone dotychczas plany wyjazdów motywacyjnych. Mimo że nasza branża była uśpiona, my nie przespaliśmy tego czasu, ale aktywnie planowaliśmy, zarówno w branży, jak i podczas rozmów z klientami, badając nowe potrzeby, podtrzymując kontakty.

W takich trudnych czasach celem samym w sobie jest wytrwanie, przeprawienie się przez każdą przeszkodę, uczenie się i zdobywanie wiedzy. Nie do przecenienia była współpraca branży w ramach stowarzyszeń branżowych. Wspólnie szukaliśmy nowych rozwiązań, które będą odpowiadać zmianom uwarunkowań logistycznych i sanitarnych.

Stowarzyszenia branżowe w trakcie pandemii jednoczyły branżę na dwa sposoby. Po pierwsze umożliwiły wypracowanie wspólnego stanowiska w rozmowach z rządem. Taką rolę spełniła powołana podczas pandemii Rada Przemysłu Spotkań i Wydarzeń zrzeszająca stowarzyszenia i izby z sektora MICE, która reprezentowała branżę w negocjacjach z przedstawicielami rządowymi. Nigdy wcześniej mówienie jednym głosem nie było tak ważne w naszej branży, jak właśnie podczas pandemii.

Po drugie stowarzyszenia branżowe umożliwiły przestrzeń do wypracowania nowych standardów obsługi i jakości. Obecnie fakt, że firma eventowa działa w ramach stowarzyszeń, jest zapewnieniem jakości obsługi i przystosowania się do nowych warunków. Mam tu na myśli takie stowarzyszenia jak SOIT (Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel), SKKP (Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce), KAEN (Klub Agencji Eventowych) działający przy Stowarzyszeniu Agencji Reklamowych czy SITE, międzynarodowa organizacja zrzeszająca w Polsce firmy z sektora incentive travel.

To jest czas na odbudowę relacji
Firmy w trakcie pandemii instynktownie wycofują się, zasłaniając się niepewnością, co prowadzi do osłabienia więzi z klientami i mniejszej liczby transakcji biznesowych.

Jednak to, w jaki sposób firma podchodzi do przeciwności losu, kształtuje szansę na sukces wynikający ze zmiany sytuacji. Sukces nigdy nie pochodzi z paniki czy z przygnębienia, tylko z podejmowania decyzji o tym, jak dalej budować relacje i umacniać je, zwłaszcza w trudnych czasach. Firmy, które stawiają na relacje, pójdą naprzód, a kiedy sytuacja się unormuje, będą w stanie odnieść dalsze sukcesy.

Wraz z nowymi możliwościami rynkowymi pojawi się wzrost wynikający z tych trwałych relacji biznesowych. Dlatego właśnie relacje i partnerstwo to obszary, w które zawsze powinniśmy inwestować. Myślę więc, że nadal mamy wiele do nadrobienia na płaszczyźnie relacji zawodowych i biznesowych.

Podróże krajowe to nowy egzotyczny kierunek
Pandemia nauczyła nas również inaczej myśleć o eventach. Z rozmów z klientami i kolegami z branży wynika, że zmieniły się oczekiwania odbiorców. Zaczęliśmy dostrzegać potencjał miejsc bliskich, nawet krajowych. Skupiamy się na ciekawym programie i jakości usług. Przełamaliśmy pewne stereotypy i dziś w kierunkach wyjazdów motywacyjnych, dotychczas pomijanych, szukamy niezapomnianych doświadczeń.

Według naukowców takich jak Fabio Carbone wchodzimy w epokę turystyki nastawionej na człowieka, a nie na cel podróży. Bardziej istotne będą więc aktywności podejmowane w danym miejscu niż samo to miejsce. Zdaniem naukowca wzrośnie również zainteresowanie turystyką w celu poprawy relacji, wolontariatu czy turystyki pokojowej. Widzimy przez to, że jeszcze bardziej liczy się to z kim, a nie dokąd. Nie bez znaczenia w nowej postpandemicznej rzeczywistości będzie również wpływ środowiskowy. Liczymy na to, że z czasem nasze podróże będą bardziej przyjazne dla środowiska, ponieważ dziś w branży coraz więcej się mówi o śladzie węglowym i coraz więcej firm przyjmuje politykę ekologiczną.

Podróże służbowe, czyli powrót do nowej rzeczywistości
Podróże służbowe doświadczyły wielkiego ciosu podczas pandemii. Wiele biur działa w formie hybrydowej, co ogranicza podróżowanie. Z raportu Deloitte wynika, że trudno jest też poprosić pracowników o wyjazdy służbowe. Jednak imperatywy związane z konkurencją i rozwojem spowodują konieczność wznowienia tych podróży. Jednak zostaną one na nowo ocenione na podstawie ich wpływu na wyniki finansowe, tego, jak dobrze można je zastąpić powszechnie stosowanymi dziś platformami komunikacyjnymi oraz możliwości uniknięcia niekorzystnego wpływu na środowisko.

Patrząc na przyszłość podróży służbowych, dostrzegamy wiele obszarów potencjalnych długoterminowych zmian. Przede wszystkim jeszcze długo możemy mieć do czynienia z rygorystycznymi, a czasem nieprzewidywalnymi wymogami wjazdowymi do poszczególnych krajów. Dlatego teraz zmieniła się siatka połączeń.

Bezpieczne podróże
Pandemia COVID-19 zmieniła standardy bezpieczeństwa sanitarnego i wymagania zdrowia publicznego. Nowe wymogi dotyczące czyszczenia obiektów noclegowych będą coraz lepiej uregulowane. Przyciski, klamki, drzwi, meble, przełączniki, piloty i inne często dotykane przedmioty muszą być odpowiednio wyczyszczone i zdezynfekowane po każdym użyciu. Maski na twarz, środki do dezynfekcji rąk i inny sprzed higieniczny powinien być zawsze dostępny dla gości. Hotele wprowadziły też innowacje w obsłudze recepcji, które umożliwiają powitanie gości w sposób bezdotykowy.

Podróże bezpieczniejsze to podróże droższe, ale warto także zauważyć, że dzięki niektórym rozwiązaniom wzrósł komfort podróżowania dla klientów: gości w restauracjach jest mniej, mniej też jest osób na plażach i w miejscach zwiedzania. Jest spokojniej i czyściej. Na znaczeniu zyskało nasze bezpieczeństwo i zdrowie. Zmieniły się również oferty ubezpieczeń grupowych, a organizatorzy są także zobowiązani odprowadzać składki do Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego i Turystycznego Funduszu Pomocowego, co poprawia jakość podróży.

Powszechna dostępność szczepionek przeciwko COVID-19 jest kluczowym elementem ożywienia branży podróży korporacyjnych, ale także przedstawia nową politykę, z którą firmy muszą się zmierzyć. Nadal dyskusyjna jest kwestia, czy pracodawca może wymagać od pracownika pełnego zaszczepienia się. Dziś, aby umożliwić podróże całego zespołu, często planujemy inne trasy podróży do miejsc docelowych dla zaszczepionych i niezaszczepionych uczestników organizowanych przez nas wyjazdów motywacyjnych.

Dla Tygrysów Biznesu mówiła: Ola Krzemińska-Zasadzka – Prezes Agencji POWER oraz Prezes SOIT