We Francji czy Holandii zaczynają być organizowane tzw. testowe eventy, mające pomóc opracować zasady bezpieczeństwa umożliwiające organizację wydarzeń. Czy w Polsce myśli się o podobnych inicjatywach?
We Francji czy Holandii zaczynają być organizowane tzw. testowe eventy, mające pomóc opracować zasady bezpieczeństwa umożliwiające organizację wydarzeń. Czy w Polsce myśli się o podobnych inicjatywach?
Działając aktywnie w Radzie Przemysłu Spotkań i Wydarzeń od 12 miesięcy nie słyszałam o takich planach w Polsce. Od listopada wnioskujemy o wprowadzenie procedur sanitarnych dla branży eventowej z podziałem na strefy jak było w roku 2020. Jesteśmy gotowi, by i u nas prowadzone były takie wydarzenia, jakie były robione już w 2020 roku z powodzeniem, ale na razie wszelkie rozmowy jakie prowadziliśmy z Ministerstwem Rozwoju Pracy i Technologii nie doprowadziły do ustalenia kiedy będziemy mogli wykonywać swoją pracę. Brak jest konkretnego planu dla odmrażania branży eventowej, a kolejne rozmowy nie przynoszą żadnych nowości w tej kwestii. Jedyna dobra wiadomość jaką nam przekazano w zeszłym tygodniu to, na konferencji prasowej że wycieczki na świeżym powietrzu mogą się odbywać, ale już ile osób, na podstawie jakie decyzji nie było powiedziane. W zeszłym roku prowadziliśmy już „Bezpieczne wydarzenia”, testowaliśmy osoby przez wydarzeniami, wprowadzaliśmy protokoły sanitarne.
Nie umiem zrozumieć dlaczego w tej chwili nie możemy tak pracować i dlaczego nasze branże są blokowane podczas gdy inne mogą działać. W tej chwili nie mogą działać zrzeszone w Radzie Przemysłu Spotkań i Wydarzeń: targi, festiwale, koncerty, hotele biznesowe, gastronomia, eventy, kongresy, konferencje, wyjazdy motywacyjne /incentive travel/, branża ślubna, wydarzenia sportowe /maratony/ wraz z całym łańcuchem dostaw /technicy, scenografowie, floryści, usługi it specjalistyczne, pralnie specjalistyczne, hostessy, pokoje zagadek, food trucki/ oraz współpracujące z nami branża fitness. Przez brak turystyki przyjazdowej przewodnicy i piloci są od 12 miesięcy bez pracy. Około 30% firm i osób przebranżowiło się. Dużo firm eventowych i technicznych weszło w rynek online.
Jeśli mogą działać muzea, teatry, kina w reżimie 50% to mogą i działać sale konferencyjne w taki sposób. Sale konferencyjne charakteryzują się dużą wysokością, dobrą wentylacją i klimatyzacją – podobnie jak fitnessy w Polsce, gdzie również zamknięcie jest dla mnie zupełnie nie zrozumiałe.
Wg mnie powinniśmy wnioskować o taką współpracę jak we Francji, Holandii – byłyby nasze Polskie badania – jak już wiemy nasz kraj inaczej niż inne reaguje na Covid-19. Podejdźmy poważnie do tematu – zbadajmy rozprzestrzenianie się wirusa podczas wydarzeń, czy ma to wpływ na wzrost zachorowań.
W tym tygodniu odbyło się wydarzenie w Holandii, które warto opisać ze szczegółami. W planach są jeszcze mecz piłkarski, impreza taneczna, koncert oraz festiwal tańca i muzyki. Imprezy odbędą się zarówno w plenerze jak i obiektach zamkniętych.
Oto, co wydarzyło się podczas poniedziałkowego wydarzenia pilotażowego dla 500 osób #Back2Live. W poniedziałek pięćset osób przybyło do teatru Beatrix w Utrechcie, wypełniając rzędy i nawy kultowego miejsca, które jest bardziej przyzwyczajone do wystawiania dużych produkcji, takich jak Chicago i Mamma Mia. Poniedziałkowe wydarzenie było nieco inne. Było to pierwsze z ośmiu wydarzeń pilotażowych wspieranych przez holenderski rząd, których celem było przywrócenie i prowadzenie wydarzeń na żywo w bezpieczny sposób.
To była taka scena, jakiej nie widzieliśmy w Europie od prawie dwunastu miesięcy, a Paul Keuls był tam, aby powiesić flagę Apollo & Leonardo Hotels. Spotkaliśmy się z nim dzień później, aby dowiedzieć się, jak zorganizowano ten dzień. Każdy delegat musiał przejść test PCR 48 godzin przed wydarzeniem i oczywiście nikt, kto uzyskał wynik pozytywny, nie mógł w nim uczestniczyć. Udostępniono pięć ośrodków testujących, zlokalizowanych w całym kraju, co oznaczało, że niektórzy delegaci musieliby podróżować w każdą stronę nawet przez godzinę, aby uzyskać wyniki testu.
W ten weekend wszyscy będą musieli przejść kolejny test PCR.
W ramach dodatkowego środka ostrożności każdy delegat nosił czytnik śledzenia i śledzenia, który pozwoli organizatorom monitorować, z kim wchodził w interakcję w przypadku wystąpienia COVID19.
Wszystkich pięciuset delegatów podzielono na jedną z trzech stref – żółtą, niebieską i zieloną. Delegaci zostali z wyprzedzeniem poinformowani o kolorze ich strefy, a delegaci musieli gromadzić się wyłącznie w swojej strefie przez całą imprezę – nie było wyjątków!
Każda strefa miała wyznaczone inne wejścia i wyjścia do i z sali, a także znajdowała się w różnych obszarach audytorium.
Jeśli chodzi o dystans. Ludzie byli zachęcani do interakcji z ludźmi, tak jak robilibyśmy to przed pandemią i doszło do uścisku dłoni.
Jednak ludzie szanowali indywidualne granice. Jeśli ktoś chciał witać się łokciem ludzie to szanowali.
Niemniej jednak miejsca siedzące zostały zaaranżowane tak, aby zachować dystans społeczny. Oznaczało to, że niektóre miejsca były oznaczone jako niedostępne, ale większość ludzi siedziała bezpośrednio obok co najmniej jednej osoby ”.
Lunch był całkiem normalnym bufetem samoobsługowym, z dodatkową tacą do przekąsek. Jedzenie było podawane w pojedynczych porcjach, ale nie było przykrywane ani specjalnie prezentowane.
Lunch został zorganizowany w ramach każdej pojedynczej strefy, więc podobnie jak podczas elementów spotkania, nie było możliwości interakcji z kimś z innej strefy.
Oprócz obiadu była jedna 40-minutowa przerwa, a po południu napoje i przekąski. Jedyna zauważalna różnica? Żadnego alkoholu w nawiązywaniu kontaktów po wydarzeniu!
To był dzień pełen program przemówień inauguracyjnych, w tym przemówień Ministra Kultury, a także paneli i sesji pytań i odpowiedzi. Było też trochę zabawy, z występem komika i muzyką na żywo. Wydarzenie zakończyło się występem zespołu Queen’s The Show Must Go On przez Orkiestrę Filharmoniczną.
Były różne ankiety. Dwa wyniki, które są ważne, to fakt, że większość delegatów jest pewna, że wydarzenia na żywo powrócą do września, a także konsensus, że im dłużej będziemy ograniczać się do wydarzeń wirtualnych, tym silniejsze będzie odbicie wydarzeń na żywo.
Wszyscy byli również zgodni co do tego, że imprezy hybrydowe mają pozostać. Na pytanie, jak prawdopodobnie będzie wyglądać wydarzenie hybrydowe, doszło do porozumienia, że będzie to zazwyczaj 75% wydarzeń na żywo i 25% wirtualnych.
To pierwsze z ośmiu pilotażowych wydarzeń, podczas których sprawdzane będą wyniki i kontrole różnych typów wydarzeń. Nie zabraknie również dużego wieczoru komediowego, dwóch meczów piłkarskich z udziałem 1500 osób i dwóch dużych imprez z muzyką taneczną.
To było zdecydowanie wyjątkowe, ale pod wieloma względami wydawało się bardzo normalne. Kilka osób stwierdziło, że było to jak zjazd szkolny po 20 latach przerwy, a przede wszystkim pokazał, że w kontrolowanym środowisku ludzie czują się komfortowo (i szczęśliwi!), Zachowując się tak, jak kiedyś.
Obserwując inne rynki. Ciekawe jest także w tej chwili testowanie wydarzeń na rynku japońskim. Tam jest możliwość organizacji wydarzeń do 5000 osób. Tak, bardzo dużo. Pierwsze doświadczenia pokazują, że ludzie chcą wracać do normalności ale robią to znacznie wolniej niż można było przypuszczać przez co mamy do czynienia z dużym naciskiem na wydarzenia hybrydowe.
Z ciekawostek innych krajów
Norweski rząd przeznaczy 350 mln NOK (34 mln EUR) na fundusz ubezpieczenia od kosztów rezygnacji na festiwale, co pozwoli organizatorom zaplanować lato bez ryzyka finansowego związanego z potencjalną epidemią Covid.
„Na razie nie sposób przewidzieć, czy tego lata na imprezach będzie mogło uczestniczyć 200, 1000 czy 5000 osób, ale dzięki uruchomionej puli zabezpieczenia przemysł spotkań i wydarzeń w Norwegii może już teraz z ulgą rozpocząć planowanie różnych scenariuszy ze swoimi klientami, będąc pewnym, że jeśli cokolwiek pójdzie źle z rozwojem pandemii, to rząd stanie za nimi i ich wesprze” – komentuje Abid Raja, norweski minister kultury.
Norwegia jest kolejnym rynkiem, który ogłosił tego typu fundusz wsparcia anulowanych wydarzeń, po tym jak Niemcy uruchomili podobny program z pulą 2,5 mld euro, Austria uruchomiła swój „parasol ochronny dla przemysłu spotkań i wydarzeń” o wartości 300 mln euro. Podobną kwotę wyasygnował rząd holenderski.
W tym samym czasie branże eventowe, targowe i festiwalowe na półkuli północnej – w tym Wielka Brytania, Szwajcaria, Dania i Francja – pilnie zachęcają swoje rządy, aby zrobiły to samo, zwłaszcza, że na planowanie eventów i masowych imprez w okresie letnim jest coraz mniej czasu…
My również gorąco apelujemy do naszej administracji o pochylenie się nad podobnym funduszem osłonowym dla naszego sektora, najciężej i najdłużej doświadczonego przez lockdown.
Mamy również szczerą nadzieję, że w planach #Krajowego #Programu #Odbudowy, w ramach którego Polska ma szansę pozyskać budżet o wartości 64 mld EUR, znajdzie się również przestrzeń na postulowane przez Radę Przemysłu Spotkań i Wydarzeń / TUgether/ fiszki pomocowe dla naszych branż.
Czy organizacja eventów, przy zachowaniu reżimu sanitarnego, byłaby w Polsce możliwa?
Oczywiście. Po pierwsze wróćmy do stref zielonej, żółtej i czerwonej. Po drugie wprowadźmy limity osób podobnie jak w kulturze /teatry, muzea/ 25% w strefie żółtej, 50% objętości w strefie zielonej.
Po trzecie testujmy przed wydarzeniami – oczywiście te osoby, u których ma to zastosowanie.
Osoby, które są szczepione, lub są ozdrowieńcami /pokażą wyniki antyciał w określonym przedziale/ powinny mieć zniesione konieczności testowania. Wg najnowszych badań antyciała utrzymują się średnio 8 miesięcy po chorobie. W kręgach moich znajomych – około połowa już przeszła Covid 19.
Procedury mamy bardzo dobrze przygotowane. W każdej chwili moglibyśmy realizować wydarzenia testowe, praktycznie w każdym sektorze MICE. Polska zawsze miała wysoki poziom zabezpieczeń eventow, teraz z pewnością byłby on jeszcze lepszy.
Jeśli tylko będzie chęć rozmowy rzadu z branża, to jak zawsze jesteśmy do dyspozycji. Myśle, ze mamy przygotowane wszystkie warianty bezpiecznych wydarzeń.
Szwajcaria: liczba zgonów i nowych zakażeń spada pomimo otwartych wyciągów narciarskich.
Szwajcaria w przeciwieństwie do pozostałych krajów alpejskich wybrała „otwarcie”, od wielu tygodni są tu czynne wyciągi narciarskie i hotele.
Od początku 2021 roku przyrost nowych zakażeń wyhamował znacząco i nigdy nie przekroczył 2500 nowych przypadków w 24 godziny. Podobną tendencję można zaobserwować w liczbie hospitalizacji i zgonów. Mimo że sytuacja jest opanowana, to jednak druga fala jeszcze trwa. Władze bacznie przyglądają się zagrożeniu nowymi wariantami koronawirusa i działają bardzo szybko i sprawnie. Przykładem może tu być bardzo szybkie wykrycie i wyizolowanie ogniska w jednym z hoteli w St. Moritz.
Wydaję się, że grudniowa decyzja o otwarciu wyciągów i hoteli była słuszna. Uratowała „ branżę zimową” bez narażania populacji na zakażenia.
Udało się to dzięki wprowadzonemu i respektowanemu przez wszystkich reżimowi sanitarnemu. Maseczki, dystans społeczny, ograniczenie przepustowości wyciągów pozwoliły na bezpieczne korzystanie ze stoków narciarskich i hoteli.
Jakie Pani zdaniem zasady mogłyby umożliwić bezpieczną organizację wydarzeń?
Strefa Zielona:
Wydarzenia i spotkania w przestrzeni zamkniętej mogą się odbywać do 50% dostępnej powierzchni, np. powierzchnia 400 m2 to 200 osób, do czasu usunięcia kolorów stref z mapy Polski – wtedy automatycznie 100%
Wydarzenia w plenerze – z zachowaniem reżimu sanitarnego – 1,5 m odległości lub maseczek
Spotkania online bez ograniczeń.
Strefa żółta:
Ograniczenie wielkości spotkań do 200 osób.
Wydarzenia i spotkania w przestrzeni zamkniętej mogą się odbywać do 25% dostępnej powierzchni, np. powierzchnia 400 m2 to 100 osób.
Prowadzenie działalności spotkań i wydarzeń, na otwartym powietrzu lub w pozostałych miejscach jest dopuszczalne:
a/ w pomieszczeniach, w tym w hotelach, salach konferencyjnych, restauracjach, teatrach, salach muzycznych i salach widowiskowo-sportowych, a także w amfiteatrach oraz muszlach koncertowych oraz innych obiektach eventowych pod warunkiem:
– udostępnienia widzom co drugiego miejsca na widowni, z tym że nie więcej niż 25% liczby miejsc, w przypadku braku wyznaczonych miejsc na widowni przy zachowaniu odległości 1,5 m pomiędzy widzami,
– zapewnienia, aby widzowie realizowali obowiązek zakrywania ust i nosa
b) na obiektach sportowych na otwartym powietrzu (otwartych lub półotwartych, z miejscami siedzącymi dla widzów lub bez) pod warunkiem:
– udostępnienia co drugiego miejsca na widowni, w rzędach naprzemiennie, w przypadku braku wyznaczonych miejsc na widowni przy zachowaniu odległości 1,5 m, z tym że nie więcej niż 25% liczby miejsc przewidzianych dla publiczności,
– zapewnienia, aby widzowie, słuchacze, zwiedzający lub uczestnicy realizowali obowiązek zakrywania ust i nosa
c) na otwartym powietrzu pod warunkiem:
– zachowania odległości co najmniej 1,5 m od innych osób przez wyznaczenie znakami poziomymi miejsc dla publiczności uwzględniających zachowanie odległości 1,5 m,
– zapewnienia, aby widzowie, słuchacze, zwiedzający lub uczestnicy realizowali obowiązek zakrywania ust i nosa, chyba, że zostanie zachowana odległość nie mniej niż 1,5 m od innych osób.
Wydarzenia sportowe wg wytycznych sportowych – do 250 os. plus obsługa, bez udziału publiczności.
Ograniczenie liczby uczestników nie dotyczy obsługi oraz osób, które przedstawią aktualny (nie starszy niż 72h) negatywny wynik testu wymazowego (RT-PCR) i/lub poddadzą się szybkiemu testowi antygenowemu na miejscu. Osoby z pozytywnym wynikiem testu nie mogą uczestniczyć w spotkaniu.
Spotkania online bez ograniczeń.
Strefa czerwona:
Ograniczenie wielkości spotkań do 50 osób.
Wydarzenia i spotkania w przestrzeni zamkniętej mogą się odbywać do 25% dostępnej powierzchni, np. powierzchnia 200 m2 to 50 osób.
W strefie czerwonej wydarzenia i spotkania jest dopuszczalne:
a/ W pomieszczeniach, w tym w hotelach, salach konferencyjnych, restauracjach, teatrach,i salach widowiskowo-sportowych, w amfiteatrach oraz muszlach koncertowych oraz innych obiektach eventowych pod warunkiem:
– udostępnienia widzom lub słuchaczom co czwartego miejsca na widowni, z tym że nie więcej niż 25% liczby miejsc, w przypadku braku wyznaczonych miejsc na widowni przy zachowaniu odległości 1,5 m pomiędzy widzami lub słuchaczami,
– zapewnienia, aby widzowie, słuchacze, zwiedzający lub uczestnicy realizowali obowiązek zakrywania ust i nosa,
b) na obiektach sportowych na otwartym powietrzu (otwartych lub półotwartych, z miejscami siedzącymi dla widzów lub bez) pod warunkiem:
– udostępnienia co czwartego miejsca na widowni, w rzędach naprzemiennie, w przypadku braku wyznaczonych miejsc na widowni przy zachowaniu odległości 1,5 m, z tym że nie więcej niż 25 % liczby miejsc przewidzianych dla publiczności,
– zapewnienia, aby widzowie, słuchacze, zwiedzający lub uczestnicy realizowali obowiązek zakrywania ust i nosa
c) na otwartym powietrzu pod warunkiem:
– zachowania odległości co najmniej 1,5 m od innych osób przez wyznaczenie znakami poziomymi miejsc dla publiczności uwzględniających zachowanie odległości 1,5 m,
– zapewnienia, aby widzowie, słuchacze, zwiedzający lub uczestnicy realizowali obowiązek zakrywania ust i nosa, chyba że zostanie zachowana odległość nie mniej niż 1,5 m od innych osób.
Wydarzenia sportowe wg wytycznych sportowych – do 250 os. plus obsługa, bez udziału publiczności.
Ograniczenie liczby uczestników nie dotyczy obsługi oraz osób, które przedstawią aktualny (nie starszy niż 72h) negatywny wynik testu wymazowego (RT-PCR) i/lub poddadzą się szybkiemu testowi antygenowemu na miejscu. Osoby z pozytywnym wynikiem testu nie mogą uczestniczyć w spotkaniu.
Spotkania online bez ograniczeń.
Branża eventowa już od prawie roku jest zamknięta. Jak wygląda jej sytuacja? Jakie ma perspektywy i jak będzie wyglądał rynek spotkań w 2021r.?
Na ten moment w naszej Agencji jest stabilnie. Zabezpieczyliśmy się na kolejne miesiące, mamy zlecenia, dostosowaliśmy się do spotkań online i hybrydowych. W najgorszym położeniu są duże firmy z rozbudowaną strukturą pracowniczą, a także turystyka przyjazdowa czy hotele. Staramy się działać razem w celu odbudowy popytu. W marcu stworzyliśmy inicjatywę TUgether, a w lipcu Radę Przemysłu Spotkań i Wydarzeń (zrzeszamy w tej chwili 22 stowarzyszeń i izb) i działamy w każdej dziedzinie by przetrwać ten trudny czas. Jako branża nauczyliśmy się nowych zasad reżimu sanitarnego w 2020 roku, wdrożyliśmy procedury bezpieczeństwa i szybko dostosowaliśmy do nowych warunków. Czekamy z niecierpliwością na każde nowe decyzje rządu, odmrożenie spotkań i wyjazdów motywacyjnych przez wszystkie światowe korporacje. Za nami trudny rok – ale też ten czas pokazał nam jak bardzo potrzebujemy siebie nawzajem, jak bardzo potrzebujemy bezpośredniego kontaktu. Już teraz widać, że ludzie pragną spotkań, gal, szkoleń face to face. Część z nas jest już zmęczona światem online, potrzebujemy wyjść do ludzi. Jestem absolutną zwolenniczką wydarzeń na żywo. Począwszy od kontaktu międzyludzkiego, oddziaływania na zmysły, emocje i przeżycia. Tego nigdy nie osiągnie się online. Jako ludzie jesteśmy stworzeni do bezpośredniej interakcji z drugim człowiekiem. Zbyt długie przebywanie w świecie online prowadzi do wielu trudności psychologicznych, pokazuje to coraz więcej badań. Im więcej spotkań, tym relacje biznesowe i prywatne są zdrowsze. Uważam, że nic nie ładuje akumulatorów do dalszej pracy jak wspaniała podróż, nic tak nie relaksuje, nic tak nie poprawia samopoczucia. Podróżujmy jak najwięcej. Mam nadzieję, że z nowym rokiem powoli wszystko zacznie wracać do normalności. Od małych eventów, plenerów, team-buildingów, aż do większych wydarzeń: koncertów i wyjazdów zagranicznych. Ludzie po tym roku potrzebują dużo pozytywnych przeżyć, słońca, dobrych emocji.
Dla magazynu Business Insider Polska mówiła:
Olga Krzemińska-Zasadzka Prezes SOIT /Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel/ www.soit.net.pl
Członek Założyciel Rada Przemysłu Spotkań i Wydarzeń https://www.facebook.com/TUgether1/
CEO Agencja POWER www.agencjapower.pl
Artykłuł w całści magazynu Business Insider Polska w linku poniżej:
